Case study

SmartPatient x Bee Talents

51-100

rozmiar organizacji

10 miesięcy

czas trwania projektu

21

zatrudnień

16%

mniejsze koszty

Case Study SmartPatient: Budowa 3 zespołów od zera w mniej niż rok

SmartPatient to międzynarodowy zespół stojący za MyTherapy – aplikacją pomagającą w monitorowaniu stanu zdrowia pacjentom na całym świecie.

Założone przez trójkę pasjonatów med-techu SmartPatient obecnie liczy 100 osób pracujących z biura w Monachium (business development), z biura w Warszawie lub zdalnie w Polsce (product development).

Wyzwanie

SmartPatient w 2012 roku zostało założone w Monachium. Szybko jednak postanowili rozwijać tech hub w Polsce.  Na miejsce drugiego biura wybrali Warszawę.

Po pierwszych próbach samodzielnej rekrutacji postanowili wesprzeć kluczowe procesy, oddając je w ręce agencji rekrutacji IT. Ich wyborem okazało się Bee Talents.

Na samym początku współpraca opierała się na standardowym modelu w outsourcingu rekrutacji do agencji rekrutacyjnej, czyli na projektach retainer fee/success fee. Potrzeby rekrutacyjne rosły jednak wprost proporcjonalnie do coraz szybszego rozwoju samego produktu.

Pierwotny cel ewoluował o jak najszybsze zbudowanie kolejnych 2-3 zespołów produktowych, co oznaczało zatrudnienie ponad 15 osób w jak najkrótszym czasie. Przy szybko rosnącym zespole trzeba było zadbać również o sam proces rekrutacji, employer branding, a także proces onboardingu, dlatego założyciele SmartPatient zdecydowali się na współpracę w ramach usługi Recruitment Process Outsourcing (RPO), a dedykowanym konsultantem została Marta Lachowicz.

Priorytetami były dla nas:

  1. Szybka i skuteczna rekrutacja spójna z wartościami firmy
  2. Promocja marki wśród warszawskiej społeczności IT
  3. Audyt i usprawnienie procesów rekrutacji oraz onboardingu
  4. Wdrożenie ATS 
  5. Szkolenia wewnętrzne i stworzenie bazy wiedzy np. z tematyki udzielania feedbacku kandydatom, czy też członkom zespołu.

Rozwiązanie

Pod koniec 2019 roku, gdy ruszyła nasza współpraca w modelu RPO, Smartpatient skupiało się na budowaniu zespołu lokalnie w Warszawie. Dzięki poznaniu zespołu, procesów wewnętrznych, kultury pracy i wartości, jakimi kieruje się Smartpatient, RPO już na początku pokazało swoje mocne strony:

  • Smartpatient w każdym momencie mogło skorzystać z wiedzy Marty odnośnie budowania i usprawniania procesów rekrutacji i selekcji kandydata,
  • dodatkowy czas, na research narzędzi wspomagających proces rekrutacji – pierwszym celem okazało się wprowadzenie wewnętrznego ATS,
  • gwarantowany przez Bee Talents dostęp do konta LinkedIn RPS oraz własnego ATS, pozwolił na dwutorowe prowadzenie procesu i nadzorowanie całości przez jeden zespół,
  • Marta jako pełnoprawny członek zespołu HR w szeregach Klienta, mogła sprawniej tworzyć strategię rekrutacyjną,
  • dzięki zbudowanej relacji badanie potrzeb, ich konsultowanie, wprowadzanie wszelkich zmian spotkało się z entuzjazmem i zaangażowaniem zespołu Klienta.

RPO również i w przypadku SmartPatient pokazało, że rekrutacja, to nie tylko pozyskiwanie i zatrudnianie kandydatów, ale także wewnętrzne procesy HR i Employer Branding. Marta, jako HR Consultant, dbała o rozpoznawalność marki Klienta wśród warszawskiej społeczności IT.

W rekrutacji postawiliśmy zarówno na inbound (strona kariera SmartPatient i Bee Talents, ogłoszenia, kampania Google Ads) jak i na aktywny sourcing i docieranie do kandydatów pasywnych prowadzony między innymi przy użyciu GoogleAds czy LinkedIn Recruitment Professional Services.

21

tyle osób zatrudniliśmy w trakcie 10 miesięcy współpracy ze SmartPatient

16%

niższe koszty współpracy niż w przypadku modelu Success Fee

Tak dynamiczny wzrost spowodował, że na pierwszy plan wysunęła się potrzeba nowego spojrzenia na dotychczasowe procesy HR. Na samym początku skupiliśmy się na audycie oraz wprowadzeniu  usprawnień w onboardingu.

W drugiej kolejności przyjrzeliśmy się standardom udzielania feedbacku. Wynikiem tego było stworzenie Guide Book’a oraz warsztaty i sesja Q&A dotyczące feedbacku. Marta objęła rolę Project Ownera grupy projektowej, złożonej z członków zespołu HR  Klienta.

  • badanie potrzeb
  • konsultowanie rozwiązań
  • zbudowanie procesu
  • guidebook
  • szkolenie wewnętrzne z sesją Q&A
  • konsultacje indywidualne

Rezultat

  1. Wspólnie zrealizowaliśmy wszystkie potrzeby rekrutacyjne, a nawet przewyższyliśmy wstępny hiring plan, zatrudniając ostatecznie 21 osób – Scrum Mastera, Release Test Lead’a, Testerów, SysOps’a, User Support Manager’a, iOS Developerów, Android Developerów, Python Developerów – co pozwoliło zbudować 3 pełne zespoły produktowe i otworzyć ścieżkę do powstawania kolejnych.
  2. Odświeżyliśmy proces onboardingu wprowadzając rolę Buddy’ego oraz tematyczny Guide Book.
  3. Usprawniliśmy proces rekrutacji między innymi poprzez wprowadzenie ATS czy też review etapów procesu.
  4. Dokonaliśmy audytu kultury feedbacku w organizacji i ustanowiliśmy nowe standardy w jego przekazywaniu.
  5. Wsparliśmy SmartPatient w planowaniu i organizacji eventów EB – współpraca z Meetup’ami, marketing rekrutacyjny, cykl technicznych blog postów wspierających budowanie marki osobistej programistów SmartPatient.

SmartPatient zdecydowało się na model współpracy gwarantujący wsparcie ich zespołu o różnorodne doświadczenie i zaawansowane narzędzia sourcingowe, które zagwarantowało Bee Talents. Marta zadbała o transfer tej wiedzy współpracując bardzo blisko z biznesem, oraz działem HR klienta.

Stała opłata miesięczna pozwoliła na 100% zaangażowanie się Marty w pomoc SmartPatient, co zaowocowało wysoką skutecznością prowadzonych działań rekrutacyjnych i HR’owych.

Nieocenioną pomocą była tu również otwartość SmartPatient na wdrożenie Marty w szeregi wewnętrznego zespołu.

Dodatkowo, przy tak dużym wolumenie zatrudnień, RPO okazało się być dużo bardziej opłacalną opcją, niż standardowa wycenia projektów oparta o retainer fee i success fee. 

Nasza współpraca ze SmartPatient nadal trwa w najlepsze, pozwalając na szybkie reagowanie na nieustającą dynamikę wzrostu zespołu. SmartPatient realizuje kolejne cele biznesowe i od marca 2021 roku do Marty na RPO dołączyła jeszcze Ewa Misztal.

Julian Weddige

Founder and Managing Director w SmartPatient

It was a pleasure to work with Marta – our dedicated RPO consultant. Her excellent communication and peoples skills helped us grow our Development, User Support and QA teams, and on top of that, she helped us find a great Scrum Master. The RPO cooperation with Bee Talents worked for us perfectly, having a great impact on scaling our team. We highly recommend Bee Talents as a recruiting partner!

Chcesz dowiedzieć się więcej o współpracy w modelu RPO z Bee Talents?