*Post powstał w ramach współautorstwa Karoliny Sokołowskiej oraz Marty Łągiewki.
***
Dla większości osób, czas na analizy i podsumowania przychodzi wraz z końcem roku. Jednak w przypadku pracy rekrutera analiza jest czymś, czego nie można odkładać na później, a co należy robić regularnie - np. co tydzień.
Powinniśmy stale analizować każdy proces rekrutacyjny, wyciągać wnioski i wdrażać na ich podstawie odpowiednie działania. Dzięki temu, możemy na bieżąco optymalizować strategię rekrutacyjną, która pozwoli na osiągnięcie pożądanych rezultatów.
Proste narzędzie umożliwiające analizę w rekrutacji - lejek rekrutacyjny
Lejek rekrutacyjny pokazuje nam, jako model, kolejne etapy procesu rekrutacji i selekcji. Każdy element lejka wizualizuje liczbę kandydatów, którzy są rozpatrywani na daną rolę na danym etapie. Co naturalne, po każdym etapie ktoś albo rezygnuje z udziału w procesie, albo jest z niego odrzucany. Stąd wzięła się nazwa - lejek - u góry jest on szerszy i wraz z przebiegiem poszczególnych etapów zwęża się on ku dołowi.
Analiza lejka rekrutacyjnego krok po kroku
Aby przeanalizować lejek, w pierwszej kolejności należy wypisać etapy rekrutacji oraz przypisać do każdego z nich liczbę osób, która kiedykolwiek na tym etapie się znalazła.
Kolejny krok, to obliczenie miar konwersji. Konwersja, w tym kontekście oznacza odsetek osób, które przeszły z jednego etapu na drugi.
Do wyliczeń będziemy potrzebować danych takich jak:
- Liczba kandydatów skontaktowanych (sourcing),
- Liczba odpowiedzi na nasze wiadomości,
- Liczba aplikacji (najlepiej z podziałem na kandydatów którzy zaaplikowali oraz na kandydatów z sourcingu),
- Liczba kandydatów zaproszonych na rozmowę,
- Liczba kandydatów, która przeszła na kolejny etap selekcji,
- Liczba kandydatów zaofertowanych,
- Liczba kandydatów zatrudnionych.
Mając przygotowane liczby, obliczamy kolejno:
.
Przykład
Naszym celem jest zatrudnienie 3 developerów. W naszym projekcie Linkedin mamy zapisanych 120 kandydatów, z którymi się kontaktujemy. Po tygodniu wiemy, że 56 kandydatów odpowiedziało na nasze wiadomości.
Zatem nasz RR wynosi 46%.
Z 56 wiadomości wynika, że 20 kandydatów byłoby zainteresowanych udziałem w rekrutacji. Na tym etapie liczymy współczynnik konwersji.
CR = 36%
Kolejnym etapem jest etap phone screenów, więc po przeprowadzeniu wszystkich phone screenów możemy obliczyć Screening Call Conversion Rate. W tym przypadku po 20 phone screenach możemy zarekomendować do dalszych etapów 12 kandydatów.
SCCR = 60%
Po kolejnym etapie obliczamy Pipeline Conversion Rate. Przykładowo z 12 kandydatów 4 zostało zarekomendowanych do oferty.
PCR = 33%
Na sam koniec procesu liczymy Offer Acceptance Rate. W tym przypadku na 4 złożone oferty 3 zostały przyjęte.
OAR = 75%.
Wyciąganie wniosków
Pierwszą korzyścią z przeprowadzonej analizy jest możliwość prognozowania jakiego nakładu czasu pracy potrzebujemy, aby doprowadzić do zatrudnienia. Stosujemy wtedy inżynierię wsteczną, tj. → skoro musiałam skontaktować 120 osób, aby zatrudnić jedną, to znaczy, że planując zatrudnić trzy osoby, muszę skontaktować 360 osób.
Drugą korzyścią jest możliwość zauważenia odchyleń w naszych miarach konwersji od benchmarku. Benchmark powinien być zdefiniowany na podstawie kilku procesów rekrutacyjnych na podobne role.
Z reguły, po analizie dochodzimy do wniosku, że rozwiązań i usprawień musimy szukać w jednym z dwóch kluczowych obszarów: w rekrutacji lub w selekcji.
Z pierwszą sytuacją spotykamy się, kiedy mimo tego, że możemy mieć kilkudziesięciu, lub nawet kilkuset kandydatów, nie udaje nam się nikogo zatrudnić. Z reguły oznacza to błędy popełniane na etapie selekcji (nadmierną selekcję). Problem ten został opisany we wpisie: Mam kandydatów, ale nie mogę zatrudnić: dlaczego?
Z drugą sytuacją spotykamy się w momencie, kiedy dostajemy informację, że jest zapotrzebowanie na jakiegoś specjalistę, ale po publikacji ogłoszeń i sourcingu, okazuje się, że nie ma kandydatów w procesie.
Oznacza to, że należy ponownie ocenić:
- czy profil kandydata, którego szukamy jest dobrze skonstruowany (tj. czy szukamy człowieka, czy jednorożca),
- czy nasza oferta jest rynkowa,
- czy wystarczająco dobrze promujemy ofertę,
- czy kontaktujemy wystarczającą liczbę kandydatów.
Z reguły wąskie gardło leży w którymś z powyższych obszarów.
Podsumowanie
Jako rekruterzy często słyszymy, że z “biznesem” trzeba rozmawiać przy użyciu danych, że nie możemy przekonać do zmian odwołując się do przeczuć, emocji, czy subiektywnych opinii. Analiza lejka rekrutacyjnego to jedna z szybszych, bardziej efektywnych metod błyskawicznego dostarczenia i wizualizacji danych, których potrzebują osoby decyzyjne.
Rekruterzy odpowiedzialni za proces powinni ze starannością zbierać dane i wykonywać analizy, lecz aby sprawnie zatrudniać wykwalifikowanych kandydatów, potrzebna jest ich współpraca z hiring managerami. Obie strony powinny zachować otwartość na zmianę swojego działania. Analiza lejka rekrutacyjnego jest bardzo pomocna, by szybko zaproponować mądre zmiany, zamiast na oślep szukać przyczyn niepowodzenia.
***
*Post powstał w ramach współautorstwa Karoliny Sokołowskiej oraz Marty Łągiewki.
