Zdalnie? Zdalnie… zdalnie!

Praca zdalna
Dorota Goraj
Dorota Goraj
O pracy zdalnej w ostatnich miesiącach powiedziane zostało już prawie wszystko: jak przejść na pracę zdalną, co jest istotne, jak sobie z tym poradzić. Ale to, co mnie od początku nurtowało, to jak nasza praca zmieni się już po.

Pierwszą moją myślą, gdy okazało się, że Bee Talents zdało egzamin z przejścia na pracę Full Remote w kryzysie, było: “Czy tak już zostanie? W jakim świecie przyjdzie nam się obudzić po lockdownie?”

Intuicja za bardzo mnie nie zawiodła i zmiany przyszły bardzo szybko – dzisiaj nadal piszę ten tekst pracując z “home-office”! Dlatego chcę się z Wami podzielić naszym Case Study procesu (który cały czas trwa!) przejścia z pracy “remote friendly” do pracy “remote first”! 

Jak było przed lockdownem?

W Bee Talents od zawsze mogliśmy i pracowaliśmy zdalnie, zazwyczaj był to jednak 1-2 dni w tygodniu. Sporadycznie zdarzały się sytuacje, gdy jedna osoba pracowała zdalnie dłużej (również z innego miejsca na świecie!).

Często decyzja, aby zostać w domu była trudna, np. dlatego, że: są dzisiaj spotkania, a uczestniczenie w nich z domu jest mało komfortowe lub w biurze mam swoje rzeczy i sprzęt.

Dla innych osób z kolei zostanie w domu było fantastyczną okazją do skupienia się na pracy koncepcyjnej bez dystraktorów dookoła lub zadbania o swój lepszy work-life balance.

Projektowe podejście do zmian 

Proces naszych zmian nie przyszedł jednak wraz z kryzysem związanym z pandemią koronawirusa, a zaczął się wiele miesięcy wcześniej. Zmiana jest odpowiedzią na transformację kultury organizacyjnej i modelu biznesowego – powstania usługi RPO (o której możecie przeczytać więcej tutaj) oraz rozwoju zespołu w Warszawie.

Z mojej perspektywy jest to bardzo istotny aspekt, gdyż zmiana dla samej zmiany nigdy nie będzie efektywna, a nie każdy model działania firmy nadaje się do pracy zdalnej. W przypadku Bee Talents Covid-19 jedynie przyspieszył te zmiany, a nie był ich głównym źródłem.

Co jednak dał nam ostatni czas? Na pewno przekonanie się części członków zespołu sceptycznie nastawionych do home-office, że da się pracować dobrze i efektywnie “z domu”. 

Kilka miesięcy temu rozpoczęliśmy #projekt_praca_zdalna w który zaangażowały się osoby z różnych działów. Pomogło to poznać szerszy obraz wyzwań i potrzeb z którymi zmagają się poszczególni członkowie zespołu. Dzięki temu, mogliśmy dostosować dotychczasowe zasady do nowych realiów.

Faza zero – czyli zdefiniowanie co już działa dobrze?

W naszym przypadku było to między innymi powszechna dostępność do narzędzi i oprogramowania oraz danych znajdujących się „w chmurze”. Dodatkowo niezawodne okazywały się zawsze: dobrze opisane procesy oraz checklisty zadań. Dzięki temu niejednokrotnie uniknęliśmy nieporozumień lub zamieszania związanego z “nagłą” nieobecnością jednego z członków zespołu, kiedy przekazanie obowiązków musi odbyć się szybko i sprawnie.

Faza I – Komunikacja

Dzięki projektowi uporządkowaliśmy sposób naszej komunikacji, ale prawdziwym kamieniem milowym było zawarcie kontraktu wewnątrzfirmowego, który znalazł się w naszym Intranecie. Zapisaliśmy w nim wszystkie nasze dotychczasowe “niepisane” zasady. Oto kilka najważniejszych, którymi możemy się podzielić:

  • Google Calendar – szczególnie dbamy o to, żeby nasz kalendarz był aktualny, spotkania są publiczne i każdy może sprawdzić, czym dana osoba aktualnie się zajmuje. Jest to bardzo istotne w planowaniu wspólnej pracy i transparentności. 
  • Slack – ustaliliśmy kanały obowiązkowe oraz te, które można obserwować, ale nie trzeba, uporządkowaliśmy nasze statusy dotyczące obecności w pracy; wprowadziliśmy zwyczaj witania się i informowania w jakich godzinach danego dnia będziemy dostępni w pracy
  • Google HG, Zoom czy po prostu telefon – częściej wybieramy kontakt telefoniczny, który pozwala dużo szybciej rozwiązać daną kwestię lub odpowiedzieć na pytanie, niż dyskusja pisemna na Slacku. W zamian za to zawsze dajemy znać reszcie zespołu o podjętej podczas takiego spotkania decyzji w formie np. mailowego podsumowania do wszystkich, notatki do zespołu na Slacku – transparentność w komunikacji to podstawa!
Zasady pracy zdalnej

Narzędzia

Lockdown pozwolił nam przetestować kilka nowych narzędzi i efektywniej korzystać z tych, które już używaliśmy. Co możemy polecić? 

  • Slack – jako narzędzie do szybkiej codziennej komunikacji – ważne jest ustalenie wspólnych zasad komunikacji!
  • Zoom.us – zakochaliśmy się w możliwości nagrywania spotkań oraz opcji “gallery view”, dzięki której widzimy się z (prawie) całym zespołem równocześnie
  • Google Hangouts – nie porzuciliśmy dobrego i sprawdzonego komunikatora do mniejszych spotkań
  • AirTable – to nasz kanban board, w którym porządkujemy nasze projekty 
  • Miro – tablica do tworzenia notatek w czasie rzeczywistym (co zastępuje lub jest alternatywą dla papierowych sticky notesów podczas spotkań w biurze)
  • Team Viewer – narzędzie, które pozwala przejąć zdalnie zarządzanie pulpitem drugiego komputera, bardzo pomocne przy zdalnym onboardingu pracownika.

Część naszych Pro Tipów zawarliśmy w video, w którym przedstawia je Maciej Mazurek: Efektywna praca zdalna – 6 TIPÓW.

Faza II – Co dalej?

Zdaliśmy pierwszy egzamin z przejścia na pracę zdalną w trakcie kryzysu, ale przed nami jeszcze długa droga do pełnej firmowej transformacji. Przede wszystkim dajemy sobie czas i zdajemy sobie sprawę, że zmiany to proces, a wielu rzeczy będziemy musieli się jeszcze nauczyć.

Nasze aktualne działania rozpoczęły się od określenia podstawowych obszarów i blokerów, dla których musimy znaleźć rozwiązania. Skorzystaliśmy z metody START, STOP, CONTINUE i w ten sposób zespół projektowy określił pola dalszej pracy. Możesz wykorzystać poniższą listę tematów do sprawdzenia, czy w twojej organizacji, któreś z tych pól funkcjonowania firmy wymaga lepszego zgłębienia tematu. Poniżej dzielę się tym, co będziemy na pewno kontynuować!

1. Jak dalej korzystać z przestrzeni biurowej w systemie pracy “remote first”?

To, co jest dla nas ważne, to ustalenie jasnych i transparentnych zasad opisanych w kontrakcie firmowym. Dotyczy tego, w jaki sposób korzystamy z przestrzeni wspólnych w momencie, kiedy nasza obecność w biurze będzie ograniczać się do 1-2 dni na miejscu lub gdy ktoś zdecyduje się bywać w biurze częściej.

2. Jaki jest niezbędny sprzęt do pracy w biurze?

Cały czas badamy potrzeby pracowników i zbieramy feedback, jak możemy sprawić, aby miejsce pracy było miejscem przyjemnym, a atmosfera biura sprzyjała efektywnej pracy.

3. Jak wspierać zespół w budowaniu efektywnego miejsca pracy w domu?

Jak w poprzednim punkcie – zależy nam na tym, aby każdy mógł stworzyć sobie w domu dogodne miejsce pracy, dlatego przypominamy pracownikom o tzw.“budżecie biurkowym”, dzięki któremu możemy pomóc pracownikom w zakupie niezbędnych sprzętów oraz określiliśmy, które narzędzia i akcesoria (komputer, monitor, fotel itp.) możemy wypożyczyć do użytku domowego.

4. Jak dbać o higienę pracy i work-life balance w systemie pracy zdalnej?

Już na samym początku przejścia na pełną pracę zdalną stworzyliśmy krótki poradnik “Dobre praktyki pracy zdalnej” 🙂 Po ostatnich doświadczeniach, rozwijamy go o dodatkowe porady bazujące na naszych doświadczeniach!

Dobre praktyki pracy zdalnej


5. Jak wspierać zdalną komunikację? 

Jednym ze sposobów, aby każda osoba czuła się równa w trakcie dużych spotkań firmowych, jest zasada, że każdy z nas podłącza się ze swojego komputera. Spotkanie odbywa się w taki sam sposób, jak gdyby wszystkie osoby były zdalnie, pomimo tego że część osób jest w tym samym momencie w biurze. Dzięki temu osoby, które pracują w systemie “home-office”, nie czują, aby omijały je ważne informacje.

6. Jak dostosować procesy wewnętrzne do pracy zdalnej (m.in. zdalny onboarding, zdalny proces rekrutacyjny, zdalny offboarding)?

Więcej o naszych dobrych praktykach związanych z procesami wewnętrznymi możesz przeczytać w poniższych artykułach:

7. Jak wspierać budowanie relacji w zespole?

Ciekawym pomysłem, który praktykujemy od jakiegoś czasu, są integracje w mniejszych zespołach – dokładnie 3-osobowych. Forma integracji? Dowolna! Możemy się spotkać na żywo lub online. Cel? W mniejszej grupie mamy większą możliwość, aby lepiej się poznać i usłyszeć jak wygląda praca innych osób np. z innego działu. Takie grupy losujemy raz na 2 miesiące, w trakcie których organizujemy spotkania.

Na zakończenie dzielimy się Wami grafiką, która bardzo dobrze obrazuje nasz proces zdalny.

Zastanawiasz się w jaki sposób usprawnić proces rekrutacyjny?

Zacznij korzystać z 6 metryk, które znajdziesz w naszym Insight Booku i świadomie optymalizuj każdą rekrutację.

Zastanawiasz się w jaki sposób usprawnić proces rekrutacyjny?

Zacznij korzystać z 6 metryk, które znajdziesz w naszym Insight Booku i świadomie optymalizuj każdą rekrutację.

Dorota Goraj

Dorota Goraj

Office & HR Specialist @ Bee Talents
Dorota Goraj

Dorota Goraj

Office & HR Specialist @ Bee Talents

Udostępnij post

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin