Zdalnie? Zdalnie… zdalnie!

Praca zdalna
Dorota Goraj
Dorota Goraj
O pracy zdalnej w ostatnich miesiącach powiedziane zostało już prawie wszystko: jak przejść na pracę zdalną, co jest istotne, jak sobie z tym poradzić. Ale to, co mnie od początku nurtowało, to jak nasza praca zmieni się już po.

Pierwszą moją myślą, gdy okazało się, że Bee Talents zdało egzamin z przejścia na pracę Full Remote w kryzysie, było: “Czy tak już zostanie? W jakim świecie przyjdzie nam się obudzić po lockdownie?”

Intuicja za bardzo mnie nie zawiodła i zmiany przyszły bardzo szybko – dzisiaj nadal piszę ten tekst pracując z “home-office”! Dlatego chcę się z Wami podzielić naszym Case Study procesu (który cały czas trwa!) przejścia z pracy “remote friendly” do pracy “remote first”! 

Jak było przed lockdownem?

W Bee Talents od zawsze mogliśmy i pracowaliśmy zdalnie, zazwyczaj był to jednak 1-2 dni w tygodniu. Sporadycznie zdarzały się sytuacje, gdy jedna osoba pracowała zdalnie dłużej (również z innego miejsca na świecie!).

Często decyzja, aby zostać w domu była trudna, np. dlatego, że: są dzisiaj spotkania, a uczestniczenie w nich z domu jest mało komfortowe lub w biurze mam swoje rzeczy i sprzęt.

Dla innych osób z kolei zostanie w domu było fantastyczną okazją do skupienia się na pracy koncepcyjnej bez dystraktorów dookoła lub zadbania o swój lepszy work-life balance.

Projektowe podejście do zmian 

Proces naszych zmian nie przyszedł jednak wraz z kryzysem związanym z pandemią koronawirusa, a zaczął się wiele miesięcy wcześniej. Zmiana jest odpowiedzią na transformację kultury organizacyjnej i modelu biznesowego – powstania usługi RPO (o której możecie przeczytać więcej tutaj) oraz rozwoju zespołu w Warszawie.

Z mojej perspektywy jest to bardzo istotny aspekt, gdyż zmiana dla samej zmiany nigdy nie będzie efektywna, a nie każdy model działania firmy nadaje się do pracy zdalnej. W przypadku Bee Talents Covid-19 jedynie przyspieszył te zmiany, a nie był ich głównym źródłem.

Co jednak dał nam ostatni czas? Na pewno przekonanie się części członków zespołu sceptycznie nastawionych do home-office, że da się pracować dobrze i efektywnie “z domu”. 

Kilka miesięcy temu rozpoczęliśmy #projekt_praca_zdalna w który zaangażowały się osoby z różnych działów. Pomogło to poznać szerszy obraz wyzwań i potrzeb z którymi zmagają się poszczególni członkowie zespołu. Dzięki temu, mogliśmy dostosować dotychczasowe zasady do nowych realiów.

Faza zero – czyli zdefiniowanie co już działa dobrze?

W naszym przypadku było to między innymi powszechna dostępność do narzędzi i oprogramowania oraz danych znajdujących się „w chmurze”. Dodatkowo niezawodne okazywały się zawsze: dobrze opisane procesy oraz checklisty zadań. Dzięki temu niejednokrotnie uniknęliśmy nieporozumień lub zamieszania związanego z “nagłą” nieobecnością jednego z członków zespołu, kiedy przekazanie obowiązków musi odbyć się szybko i sprawnie.

Faza I – Komunikacja

Dzięki projektowi uporządkowaliśmy sposób naszej komunikacji, ale prawdziwym kamieniem milowym było zawarcie kontraktu wewnątrzfirmowego, który znalazł się w naszym Intranecie. Zapisaliśmy w nim wszystkie nasze dotychczasowe “niepisane” zasady. Oto kilka najważniejszych, którymi możemy się podzielić:

  • Google Calendar – szczególnie dbamy o to, żeby nasz kalendarz był aktualny, spotkania są publiczne i każdy może sprawdzić, czym dana osoba aktualnie się zajmuje. Jest to bardzo istotne w planowaniu wspólnej pracy i transparentności. 
  • Slack – ustaliliśmy kanały obowiązkowe oraz te, które można obserwować, ale nie trzeba, uporządkowaliśmy nasze statusy dotyczące obecności w pracy; wprowadziliśmy zwyczaj witania się i informowania w jakich godzinach danego dnia będziemy dostępni w pracy
  • Google HG, Zoom czy po prostu telefon – częściej wybieramy kontakt telefoniczny, który pozwala dużo szybciej rozwiązać daną kwestię lub odpowiedzieć na pytanie, niż dyskusja pisemna na Slacku. W zamian za to zawsze dajemy znać reszcie zespołu o podjętej podczas takiego spotkania decyzji w formie np. mailowego podsumowania do wszystkich, notatki do zespołu na Slacku – transparentność w komunikacji to podstawa!
Zasady pracy zdalnej

Narzędzia

Lockdown pozwolił nam przetestować kilka nowych narzędzi i efektywniej korzystać z tych, które już używaliśmy. Co możemy polecić? 

  • Slack – jako narzędzie do szybkiej codziennej komunikacji – ważne jest ustalenie wspólnych zasad komunikacji!
  • Zoom.us – zakochaliśmy się w możliwości nagrywania spotkań oraz opcji “gallery view”, dzięki której widzimy się z (prawie) całym zespołem równocześnie
  • Google Hangouts – nie porzuciliśmy dobrego i sprawdzonego komunikatora do mniejszych spotkań
  • AirTable – to nasz kanban board, w którym porządkujemy nasze projekty 
  • Miro – tablica do tworzenia notatek w czasie rzeczywistym (co zastępuje lub jest alternatywą dla papierowych sticky notesów podczas spotkań w biurze)
  • Team Viewer – narzędzie, które pozwala przejąć zdalnie zarządzanie pulpitem drugiego komputera, bardzo pomocne przy zdalnym onboardingu pracownika.

Część naszych Pro Tipów zawarliśmy w video, w którym przedstawia je Maciej Mazurek: Efektywna praca zdalna – 6 TIPÓW.

Faza II – Co dalej?

Zdaliśmy pierwszy egzamin z przejścia na pracę zdalną w trakcie kryzysu, ale przed nami jeszcze długa droga do pełnej firmowej transformacji. Przede wszystkim dajemy sobie czas i zdajemy sobie sprawę, że zmiany to proces, a wielu rzeczy będziemy musieli się jeszcze nauczyć.

Nasze aktualne działania rozpoczęły się od określenia podstawowych obszarów i blokerów, dla których musimy znaleźć rozwiązania. Skorzystaliśmy z metody START, STOP, CONTINUE i w ten sposób zespół projektowy określił pola dalszej pracy. Możesz wykorzystać poniższą listę tematów do sprawdzenia, czy w twojej organizacji, któreś z tych pól funkcjonowania firmy wymaga lepszego zgłębienia tematu. Poniżej dzielę się tym, co będziemy na pewno kontynuować!

1. Jak dalej korzystać z przestrzeni biurowej w systemie pracy “remote first”?

To, co jest dla nas ważne, to ustalenie jasnych i transparentnych zasad opisanych w kontrakcie firmowym. Dotyczy tego, w jaki sposób korzystamy z przestrzeni wspólnych w momencie, kiedy nasza obecność w biurze będzie ograniczać się do 1-2 dni na miejscu lub gdy ktoś zdecyduje się bywać w biurze częściej.

2. Jaki jest niezbędny sprzęt do pracy w biurze?

Cały czas badamy potrzeby pracowników i zbieramy feedback, jak możemy sprawić, aby miejsce pracy było miejscem przyjemnym, a atmosfera biura sprzyjała efektywnej pracy.

3. Jak wspierać zespół w budowaniu efektywnego miejsca pracy w domu?

Jak w poprzednim punkcie – zależy nam na tym, aby każdy mógł stworzyć sobie w domu dogodne miejsce pracy, dlatego przypominamy pracownikom o tzw.“budżecie biurkowym”, dzięki któremu możemy pomóc pracownikom w zakupie niezbędnych sprzętów oraz określiliśmy, które narzędzia i akcesoria (komputer, monitor, fotel itp.) możemy wypożyczyć do użytku domowego.

4. Jak dbać o higienę pracy i work-life balance w systemie pracy zdalnej?

Już na samym początku przejścia na pełną pracę zdalną stworzyliśmy krótki poradnik “Dobre praktyki pracy zdalnej” 🙂 Po ostatnich doświadczeniach, rozwijamy go o dodatkowe porady bazujące na naszych doświadczeniach!

Dobre praktyki pracy zdalnej


5. Jak wspierać zdalną komunikację? 

Jednym ze sposobów, aby każda osoba czuła się równa w trakcie dużych spotkań firmowych, jest zasada, że każdy z nas podłącza się ze swojego komputera. Spotkanie odbywa się w taki sam sposób, jak gdyby wszystkie osoby były zdalnie, pomimo tego że część osób jest w tym samym momencie w biurze. Dzięki temu osoby, które pracują w systemie “home-office”, nie czują, aby omijały je ważne informacje.

6. Jak dostosować procesy wewnętrzne do pracy zdalnej (m.in. zdalny onboarding, zdalny proces rekrutacyjny, zdalny offboarding)?

Więcej o naszych dobrych praktykach związanych z procesami wewnętrznymi możesz przeczytać w poniższych artykułach:

7. Jak wspierać budowanie relacji w zespole?

Ciekawym pomysłem, który praktykujemy od jakiegoś czasu, są integracje w mniejszych zespołach – dokładnie 3-osobowych. Forma integracji? Dowolna! Możemy się spotkać na żywo lub online. Cel? W mniejszej grupie mamy większą możliwość, aby lepiej się poznać i usłyszeć jak wygląda praca innych osób np. z innego działu. Takie grupy losujemy raz na 2 miesiące, w trakcie których organizujemy spotkania.

Na zakończenie dzielimy się Wami grafiką, która bardzo dobrze obrazuje nasz proces zdalny.

Zastanawiasz się w jaki sposób usprawnić proces rekrutacyjny?

Zacznij korzystać z 6 metryk, które znajdziesz w naszym Insight Booku i świadomie optymalizuj każdą rekrutację.

Zastanawiasz się w jaki sposób usprawnić proces rekrutacyjny?

Zacznij korzystać z 6 metryk, które znajdziesz w naszym Insight Booku i świadomie optymalizuj każdą rekrutację.

Dorota Goraj

Dorota Goraj

Office & HR Specialist @ Bee Talents
Dorota Goraj

Dorota Goraj

Office & HR Specialist @ Bee Talents

Udostępnij post

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin
Our website uses cookies to deliver you the best possible experience. Learn more about our cookies policy through our Privacy Policy