Zdalny offboarding z klasą

Home office
Dorota Goraj
Dorota Goraj
W aktualnej sytuacji wiele naszych planów i działań zostało wywróconych do góry nogami. Nie zawsze wiemy jak się odnaleźć i jak zaadaptować dotychczasowe procesy do aktualnych wymagań związanych z kryzysem, jak w ogóle zminimalizować ryzyko prowadzenia biznesu?

Więcej na ten temat pisała Zuza w ostatnim artykule “Ryzyko w czasie kryzysu”. Co jednak, gdy pomimo próby mitygowania zagrożeń staniemy przed niełatwą decyzją o redukcji zespołu? Co jeżeli takie decyzje zapadły wcześniej i zostaliśmy postawieni przed faktem dokonanym i musimy przeprowadzić offboarding pracownika w sposób zdalny?
Mówi się, że miarą dobrej kultury osobistej nie jest to jak ktoś zaczyna, ale raczej to jak kończy. Podobnie jest z kulturą organizacyjną i w mojej opinii często pomijanym lub niedopracowanym procesem offboardingu, czyli wyjścia pracownika z organizacji. Jak sobie poradzić z tym niełatwym zadaniem w normalnych warunkach i jak to zrobić teraz w obliczu, gdy mierzymy się z ogromnym kryzysem i powszechnym home office? Czy dobry offboarding jest w ogóle możliwy w formie zdalnej?

1. Checklista

Bez względu na to czy wyjście pracownika z organizacji odbywa się zdalnie czy w sposób tradycyjny, należy mieć spisane najważniejsze kroki dotyczące tego procesu już od momentu podjęcia decyzji do ostatniego dnia w firmie. Dlaczego? Rozstanie rzadko odbywa się bez emocji, zwłaszcza tych negatywnych. Warto zaznaczyć, że nie są one niczym złym o ile nauczymy się je oswajać i akceptować. W sytuacji rozstania trzeba być przygotowanym na różne reakcje, a spisana lista zadań i tematów do poruszenia pomoże nam zachować zrozumienie oraz profesjonalizm, jak również pamiętać o wszystkim co powinno zostać zrobione w tym trudnym dla obu stron czasie. W przypadku, kiedy nie możemy się zobaczyć i nasze kontakt jest ograniczony, lista taka będzie szczególnie pomocna.

Checklista może być np. bardzo prostą tabelką w excelu:

Checklista offboardingowa

2. Komunikacja rozstania

Mówimy tutaj o dwóch etapach przekazania informacji: po pierwsze przekazanie informacji o rozstaniu osobie, która zostaje zwolniona, a następnie całemu zespołowi.

Część 1:
Zacząć należy od tego by  zapewnić komfortowe warunki rozmowy. Klasycznie mówiliśmy o spotkaniu jeden na jeden z liderem w osobnej sali, która zapewni komfort rozmowy. W przypadku rozmowy online lub telefonicznej (przy czym rekomendowałabym wybór narzędzia, gdzie moglibyśmy się zobaczyć przez kamerę np. za pośrednictwem: Zoom, Google Hangouts, Skype, FaceTime, WhatsApp) warto upewnić się czy osoba z którą rozmawiamy ma po drugiej stronie zapewnione właściwe warunki do rozmowy, czyli odbywa się ona na słuchawkach, nikogo nie ma w pobliżu i nic nie przerwie nam spotkania. Gdyby okazało się, że nie jest to możliwe, zawsze możemy zaproponować rozmowę telefoniczną z wideo. Wtedy oszczędzimy naszemu rozmówcy tego, że współlokatorzy lub rodzina dowiedzą się z naszych ust o sytuacji. Empatia będzie tutaj bardzo istotna.

Część 2:
W przypadku przekazania informacji do zespołu mamy kilka opcji. Możemy zrobić to w formie tradycyjnego maila, wyjaśniającego sytuację oraz powody podjęcia takiej decyzji. Niektórzy też, decydują się, aby informację do zespołu przekazała osoba, która odchodzi z organizacji, po wcześniejszym ustaleniu takiej formy i treści z pracodawcą. W momencie jednak, gdy decyzja jest trudniejsza lub powody są bardziej skomplikowane, zdecydowanie lepszym wyborem jest przekazanie informacji w formie spotkania online (z całym zespołem lub wcześniej liderom, którzy informację przekażą dalej na spotkaniach ze swoimi zespołami). Dlaczego taka forma może być łatwiejsza? W komunikacji bezpośredniej dajemy od razu możliwość do zadawania pytań i unikamy niedomówień, które pojawiają się dużo częściej w komunikacji pisemnej.

Dodatkowo dobrym rozwiązaniem jest przekazanie prośby do liderów, aby w trakcie rozmów 1:1 zapytali się czy przekazana decyzja jest dla nich jasna i zrozumiała oraz jakie emocje wywołuje? Równocześnie wyposażając liderów w odpowiednie argumenty i umiejętność odpowiedzenia na pojawiające się wątpliwości.
Niezmiennie, to o co należy zadbać, to otwartość w komunikacji i dbałość o wyjaśnienie bieżących wątpliwości wszystkim stronom.

3. Niezbędna dokumentacja

Przy offboardingu zdalnym należy wziąć pod uwagę to, że cały proces może nam zająć więcej czasu i tutaj ponownie z pomocą przyjdzie nam wcześniejsza checklista. Dobre rozplanowanie zadań i ich podział, pomoże nam w tym, aby żaden termin związany z dostarczeniem odpowiednich dokumentów nam nie umknął. Warto to wziąć pod uwagę, gdyż pomimo dobrze rozwiniętych usług kurierskich i możliwości przesyłania dokumentów podpisanych online – np. za pomocą Adobe Sign, proces ten może nam się wydłużyć o kilka dni (kwestia odległości oraz komunikacji asynchronicznej w formie mailowej) – nie jest jednak niemożliwy do zrealizowania!

Tak wygląda informacja o podpisaniu umowy w Adobe Sign: 
Screen Adobe Sign

4. Pożegnanie

Pracownik wychodzący z organizacji, to nasza wizytówka, osoba która będzie mogła wydawać opinie o firmie i – nie warto odrzucać tej perspektywy – specjalista, który być może kiedyś do nas wróci! Dlatego to bardzo ważne by również w tej sytuacji szczególnie zadbać o tę osobę.

 Przekazanie obowiązków

Przede wszystkim, nie powinniśmy “odpuszczać sobie” stałej i dobrej komunikacji. Możemy zaproponować pracownikowi spotkanie online w celu omówienia wszystkich niezbędnych zagadnień przekazania obowiązków lub udostępnić wcześniej przygotowany wzór dokumentu według którego może samodzielnie przygotować tematy i obowiązki, które chciałby przekazać lub co według niego byłyby istotne do omówienia. Następnie dobrze taką listę zadań przekazać reszcie zespołu mailowo i/lub również omówić na odbywających się np. daily meetings w zespołach.

 Drobne gesty

Kolejną rzeczą o którą trzeba zadbać to rytuały i drobne gesty, bo to one budują dobrą atmosferę w zespole! Pamiętajmy, że często poza formalnymi relacjami zawodowymi, pracownicy zawierają przyjaźnie, które później mogą być kontynuowane  poza miejscem pracy. Dobrze stworzyć bezpieczną przestrzeń do pożegnania się w firmie. U nas w Bee Talents praktykujemy spotkania ostatniego dnia pracy, na które przychodzą wszystkie osoby obecne w biurze. W jego trakcie jeszcze raz dziękujemy współpracownikowi za jego wkład w organizację i życzymy powodzenia w dalszym rozwoju zawodowym. Zazwyczaj również osoba taka otrzymuje spersonalizowany prezent offboardingowy. Nie mając ostatnio takiej możliwość, zorganizowaliśmy spotkanie online na Zoom.com który umożliwia zobaczenie większej ilości osób biorących w nim udział, a każda osoba przygotowała, krótką kartkę z tekstem “za co Ci dziękujemy”, którą w odpowiednim momencie wszyscy podnieśli do kamery. Efekt? WOW! 🙂 Co z prezentem? Nic prostszego: prezenty zamówiliśmy z dostawą do paczkomatów, a o przekazanie pod właściwy adres poprosiliśmy naszego niezawodnego AskHenry’ego!

 

5. Co jeszcze?

Exit Interview

Dobrą praktyką jest przeprowadzenie Exit Interview i w przypadku offboardingu zdalnego myślę, że nie warto z niego rezygnować, gdyż takie spotkanie jest ważnym źródłem wiedzy dla organizacji. Jeżeli zadbamy znowu o komfortowe warunki (nawet przy użyciu rozmowy na Skype, Zoom czy Google Hangouts), stosując podobne zasady jak w przypadku przekazywania informacji o rozstaniu, możemy uzyskać ważny feedback na temat funkcjonowania firmy.

Dostępy i sprzęt

Aktualnie większość narzędzi z których korzystamy ma możliwość zablokowania lub zresetowania dostępu w formie zdalnej (e-mail, Slack, inne narzędzia onlinowe). Jak nie zapomnieć o wszystkich dostępach? Ponownie warto mieć wcześniej przygotowaną listę narzędzi i stale dbać o jej aktualizację. Jeżeli natomiast chodzi o sprzęt z pomocą przychodzi zamówienie kuriera, który odbierze od pracownika przygotowaną paczkę z komputerem i innym niezbędnym sprzętem. Jeśli nasze biuro jest zamknięte, sprzęt może zostać dostarczony np. do Office Managera, przełożonego lub właścicieli.

Podsumowując nasuwają mi się dwa wnioski: po pierwsze w przypadku offboardingu w formie zdalnej nie można odpuszczać  jakości tego procesu, ponieważ jego niestandardowa forma i tak utrudnia odbiór drugiej stronie, więc bardzo ważne jest by wykazać jeszcze więcej empatii i dobrej organizacji niż zazwyczaj.

 
Po drugie jeżeli jeszcze nie podjęliście trudu przygotowania opisu i listy zadań do procesu offboardingu, jest to najlepszy moment, aby poświęcić na to chwilę i dobrze zaplanować takie działania. Zapobiegniecie tym samym dużej ilości stresu dla Was, jak i dla zespołu oraz poprawicie zdecydowanie wizerunek waszej firmy i kultury organizacyjnej!

Dorota Goraj

Dorota Goraj

Office & HR Specialist @ Bee Talents
Dorota Goraj

Dorota Goraj

Office & HR Specialist @ Bee Talents

Udostępnij post

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin