Zdalny offboarding z klasą

Home office
Dorota Goraj
Dorota Goraj
W aktualnej sytuacji wiele naszych planów i działań zostało wywróconych do góry nogami. Nie zawsze wiemy jak się odnaleźć i jak zaadaptować dotychczasowe procesy do aktualnych wymagań związanych z kryzysem, jak w ogóle zminimalizować ryzyko prowadzenia biznesu?

Więcej na ten temat pisała Zuza w ostatnim artykule “Ryzyko w czasie kryzysu”. Co jednak, gdy pomimo próby mitygowania zagrożeń staniemy przed niełatwą decyzją o redukcji zespołu? Co jeżeli takie decyzje zapadły wcześniej i zostaliśmy postawieni przed faktem dokonanym i musimy przeprowadzić offboarding pracownika w sposób zdalny?
Mówi się, że miarą dobrej kultury osobistej nie jest to jak ktoś zaczyna, ale raczej to jak kończy. Podobnie jest z kulturą organizacyjną i w mojej opinii często pomijanym lub niedopracowanym procesem offboardingu, czyli wyjścia pracownika z organizacji. Jak sobie poradzić z tym niełatwym zadaniem w normalnych warunkach i jak to zrobić teraz w obliczu, gdy mierzymy się z ogromnym kryzysem i powszechnym home office? Czy dobry offboarding jest w ogóle możliwy w formie zdalnej?

1. Checklista

Bez względu na to czy wyjście pracownika z organizacji odbywa się zdalnie czy w sposób tradycyjny, należy mieć spisane najważniejsze kroki dotyczące tego procesu już od momentu podjęcia decyzji do ostatniego dnia w firmie. Dlaczego? Rozstanie rzadko odbywa się bez emocji, zwłaszcza tych negatywnych. Warto zaznaczyć, że nie są one niczym złym o ile nauczymy się je oswajać i akceptować. W sytuacji rozstania trzeba być przygotowanym na różne reakcje, a spisana lista zadań i tematów do poruszenia pomoże nam zachować zrozumienie oraz profesjonalizm, jak również pamiętać o wszystkim co powinno zostać zrobione w tym trudnym dla obu stron czasie. W przypadku, kiedy nie możemy się zobaczyć i nasze kontakt jest ograniczony, lista taka będzie szczególnie pomocna.

Checklista może być np. bardzo prostą tabelką w excelu:

Checklista offboardingowa

2. Komunikacja rozstania

Mówimy tutaj o dwóch etapach przekazania informacji: po pierwsze przekazanie informacji o rozstaniu osobie, która zostaje zwolniona, a następnie całemu zespołowi.

Część 1:
Zacząć należy od tego by  zapewnić komfortowe warunki rozmowy. Klasycznie mówiliśmy o spotkaniu jeden na jeden z liderem w osobnej sali, która zapewni komfort rozmowy. W przypadku rozmowy online lub telefonicznej (przy czym rekomendowałabym wybór narzędzia, gdzie moglibyśmy się zobaczyć przez kamerę np. za pośrednictwem: Zoom, Google Hangouts, Skype, FaceTime, WhatsApp) warto upewnić się czy osoba z którą rozmawiamy ma po drugiej stronie zapewnione właściwe warunki do rozmowy, czyli odbywa się ona na słuchawkach, nikogo nie ma w pobliżu i nic nie przerwie nam spotkania. Gdyby okazało się, że nie jest to możliwe, zawsze możemy zaproponować rozmowę telefoniczną z wideo. Wtedy oszczędzimy naszemu rozmówcy tego, że współlokatorzy lub rodzina dowiedzą się z naszych ust o sytuacji. Empatia będzie tutaj bardzo istotna.

Część 2:
W przypadku przekazania informacji do zespołu mamy kilka opcji. Możemy zrobić to w formie tradycyjnego maila, wyjaśniającego sytuację oraz powody podjęcia takiej decyzji. Niektórzy też, decydują się, aby informację do zespołu przekazała osoba, która odchodzi z organizacji, po wcześniejszym ustaleniu takiej formy i treści z pracodawcą. W momencie jednak, gdy decyzja jest trudniejsza lub powody są bardziej skomplikowane, zdecydowanie lepszym wyborem jest przekazanie informacji w formie spotkania online (z całym zespołem lub wcześniej liderom, którzy informację przekażą dalej na spotkaniach ze swoimi zespołami). Dlaczego taka forma może być łatwiejsza? W komunikacji bezpośredniej dajemy od razu możliwość do zadawania pytań i unikamy niedomówień, które pojawiają się dużo częściej w komunikacji pisemnej.

Dodatkowo dobrym rozwiązaniem jest przekazanie prośby do liderów, aby w trakcie rozmów 1:1 zapytali się czy przekazana decyzja jest dla nich jasna i zrozumiała oraz jakie emocje wywołuje? Równocześnie wyposażając liderów w odpowiednie argumenty i umiejętność odpowiedzenia na pojawiające się wątpliwości.
Niezmiennie, to o co należy zadbać, to otwartość w komunikacji i dbałość o wyjaśnienie bieżących wątpliwości wszystkim stronom.

3. Niezbędna dokumentacja

Przy offboardingu zdalnym należy wziąć pod uwagę to, że cały proces może nam zająć więcej czasu i tutaj ponownie z pomocą przyjdzie nam wcześniejsza checklista. Dobre rozplanowanie zadań i ich podział, pomoże nam w tym, aby żaden termin związany z dostarczeniem odpowiednich dokumentów nam nie umknął. Warto to wziąć pod uwagę, gdyż pomimo dobrze rozwiniętych usług kurierskich i możliwości przesyłania dokumentów podpisanych online – np. za pomocą Adobe Sign, proces ten może nam się wydłużyć o kilka dni (kwestia odległości oraz komunikacji asynchronicznej w formie mailowej) – nie jest jednak niemożliwy do zrealizowania!

Tak wygląda informacja o podpisaniu umowy w Adobe Sign: 
Screen Adobe Sign

4. Pożegnanie

Pracownik wychodzący z organizacji, to nasza wizytówka, osoba która będzie mogła wydawać opinie o firmie i – nie warto odrzucać tej perspektywy – specjalista, który być może kiedyś do nas wróci! Dlatego to bardzo ważne by również w tej sytuacji szczególnie zadbać o tę osobę.

 Przekazanie obowiązków

Przede wszystkim, nie powinniśmy “odpuszczać sobie” stałej i dobrej komunikacji. Możemy zaproponować pracownikowi spotkanie online w celu omówienia wszystkich niezbędnych zagadnień przekazania obowiązków lub udostępnić wcześniej przygotowany wzór dokumentu według którego może samodzielnie przygotować tematy i obowiązki, które chciałby przekazać lub co według niego byłyby istotne do omówienia. Następnie dobrze taką listę zadań przekazać reszcie zespołu mailowo i/lub również omówić na odbywających się np. daily meetings w zespołach.

 Drobne gesty

Kolejną rzeczą o którą trzeba zadbać to rytuały i drobne gesty, bo to one budują dobrą atmosferę w zespole! Pamiętajmy, że często poza formalnymi relacjami zawodowymi, pracownicy zawierają przyjaźnie, które później mogą być kontynuowane  poza miejscem pracy. Dobrze stworzyć bezpieczną przestrzeń do pożegnania się w firmie. U nas w Bee Talents praktykujemy spotkania ostatniego dnia pracy, na które przychodzą wszystkie osoby obecne w biurze. W jego trakcie jeszcze raz dziękujemy współpracownikowi za jego wkład w organizację i życzymy powodzenia w dalszym rozwoju zawodowym. Zazwyczaj również osoba taka otrzymuje spersonalizowany prezent offboardingowy. Nie mając ostatnio takiej możliwość, zorganizowaliśmy spotkanie online na Zoom.com który umożliwia zobaczenie większej ilości osób biorących w nim udział, a każda osoba przygotowała, krótką kartkę z tekstem “za co Ci dziękujemy”, którą w odpowiednim momencie wszyscy podnieśli do kamery. Efekt? WOW! 🙂 Co z prezentem? Nic prostszego: prezenty zamówiliśmy z dostawą do paczkomatów, a o przekazanie pod właściwy adres poprosiliśmy naszego niezawodnego AskHenry’ego!

 

5. Co jeszcze?

Exit Interview

Dobrą praktyką jest przeprowadzenie Exit Interview i w przypadku offboardingu zdalnego myślę, że nie warto z niego rezygnować, gdyż takie spotkanie jest ważnym źródłem wiedzy dla organizacji. Jeżeli zadbamy znowu o komfortowe warunki (nawet przy użyciu rozmowy na Skype, Zoom czy Google Hangouts), stosując podobne zasady jak w przypadku przekazywania informacji o rozstaniu, możemy uzyskać ważny feedback na temat funkcjonowania firmy.

Dostępy i sprzęt

Aktualnie większość narzędzi z których korzystamy ma możliwość zablokowania lub zresetowania dostępu w formie zdalnej (e-mail, Slack, inne narzędzia onlinowe). Jak nie zapomnieć o wszystkich dostępach? Ponownie warto mieć wcześniej przygotowaną listę narzędzi i stale dbać o jej aktualizację. Jeżeli natomiast chodzi o sprzęt z pomocą przychodzi zamówienie kuriera, który odbierze od pracownika przygotowaną paczkę z komputerem i innym niezbędnym sprzętem. Jeśli nasze biuro jest zamknięte, sprzęt może zostać dostarczony np. do Office Managera, przełożonego lub właścicieli.

Podsumowując nasuwają mi się dwa wnioski: po pierwsze w przypadku offboardingu w formie zdalnej nie można odpuszczać  jakości tego procesu, ponieważ jego niestandardowa forma i tak utrudnia odbiór drugiej stronie, więc bardzo ważne jest by wykazać jeszcze więcej empatii i dobrej organizacji niż zazwyczaj.

 
Po drugie jeżeli jeszcze nie podjęliście trudu przygotowania opisu i listy zadań do procesu offboardingu, jest to najlepszy moment, aby poświęcić na to chwilę i dobrze zaplanować takie działania. Zapobiegniecie tym samym dużej ilości stresu dla Was, jak i dla zespołu oraz poprawicie zdecydowanie wizerunek waszej firmy i kultury organizacyjnej!

Dorota Goraj

Dorota Goraj

Office & HR Specialist @ Bee Talents
Dorota Goraj

Dorota Goraj

Office & HR Specialist @ Bee Talents

Udostępnij post

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin
Our website uses cookies to deliver you the best possible experience. Learn more about our cookies policy through our Privacy Policy