Jak korzystać z RPO, aby nie marnować pieniędzy?

*Post powstał w ramach współautorstwa Marty Lachowicz oraz Zofii Chmielińskiej.

***

Recruitment Process Outsourcing (RPO) to usługa, która od kilku lat jest jednym z najgorętszych trendów w świecie rekrutacji. Szybkie wsparcie procesów rekrutacyjnych, dodatkowe i wyspecjalizowane ręce do pracy, czy też zatrudnienia, to pierwsze co kojarzy się ze współpracą w tym modelu. Nic więc dziwnego, że RPO zyskuje na popularności. Nie każdy jednak wie, że RPO to nie zawsze tylko rekrutacja. W Bee Talents stawiamy także na bliską współpracę na linii Rekruter_ka - Hiring Manager_ka - Team Leader_ka, konsultacje, audyty, marketing rekrutacyjny, dodatkową wiedzę z możliwością skorzystania z tego know-how oraz efekty, które odpowiadają bieżącym potrzebom wewnętrznych działów HR. Jak więc korzystać z RPO, by wydobyć z niego cały potencjał i przy tym nie marnować pieniędzy?

Czy RPO jest dla mnie?

RPO to w dosłownym tłumaczeniu przekazanie całego (lub części) procesu rekrutacji zewnętrznemu partnerowi. Dzięki takiemu podejściu odciążamy wewnętrzne zespoły HR w części lub całości zadań związanych z danym procesem, czy indywidualnymi celami klienta. Gdy w danej firmie nie ma działu HR, rekrutacji lub zaawansowanych narzędzi (np. ATS lub zaawansowana licencja na LinkedIn), RPO na pewno się sprawdzi, ponieważ pozwoli zaoszczędzić czas i środki potrzebne na zbudowanie i wyszkolenie takiego zespołu w wewnętrznych strukturach. W ramach RPO nasi klienci mogą mieć pewność, że rekruter_ka dedykowany_a do współpracy będzie w najwyższym stopniu przygotowany_a do działania operacyjnego. Współpraca w ramach tego modelu pozwala rekruterom najskuteczniej identyfikować i przeciwdziałać wszelkim blockerom występującym w procesach rekrutacyjnych, co przekłada się na wysoką efektywność naszych działań, a co za tym idzie, inwestycja w RPO przynosi wymierne rezultaty.

RPO w Bee Talents to synonim elastyczności. W naszej współpracy stawiamy na partnerstwo i efektywność działań w ciągłym podążaniu za aktualnymi potrzebami naszych partnerów. Zaawansowany sourcing, koordynacja procesu a może proces end to end (od sourcingu po ofertowanie) czy nawet  dalsze wsparcie w onboardingu?  RPO możemy dowolnie dostosowywać do sytuacji, potrzeb i możliwości naszych partnerów oraz do oczekiwań, które pojawiają się przy takiej współpracy. RPO z Bee Talents oznacza także współpracę z wyspecjalizowanym w dziedzinie IT rekruterem technicznym, bieżący kontakt z Team Leaderem i czerpanie know-how całego naszego zespołu. To również cotygodniowe raporty dotyczące prowadzonych procesów, statystyki, benchmarki i insighty rynkowe, które pomagają naszym klientom w podejmowaniu kluczowych decyzji.

Kiedy RPO się opłaca?

Najszybsze i najbardziej efektywne sukcesy obserwujemy w modelu, w którym rekruter_ka z Bee Talents ma możliwość bardzo bliskiej współpracy z zespołem po stronie klienta. O co warto więc zadbać i na co warto zwrócić uwagę, decydując się na RPO?

• Proces end to end (E2E) - dzięki udostępnieniu rekruterowi możliwości uczestniczenia w każdym z etapów procesu rekrutacyjnego ma on znacznie lepszą perspektywę, która pozwala zauważać blokery (także te potencjalne, które jeszcze nie doprowadziły do eskalacji) i sugerować działania, które je zniwelują, a tym samym usprawnią proces. Dodatkową wartością procesów E2E jest możliwość towarzyszenia kandydatowi od początku do końca, co pozwala nam nawiązać wartościową relację — ta niejednokrotnie okazuje się kluczowa na etapie oferowania i działa na korzyść partnera. Takie działania silnie wzmacniają obszar Candidate Experience i pozytywnie wpływają na wizerunek i opinię o firmie, wspierając przy tym działania z zakresu Employer Brandingu.

• Kontakt z Hiring Managerem lub inną osobą decyzyjną — to jeden z niezbędnych czynników, dzięki któremu możemy prawidłowo dookreślić kluczowe kwestie prowadzonych procesów, jak np. prawidłowe określenie persony kandydata czy szczegółowy zakres zadań dla danego stanowiska. Bieżący kontakt między Hiring Managerem a rekruterem jest też niezwykle istotny na kolejnych etapach po starcie procesu. Dzięki niemu mamy możliwość wprowadzania usprawnień podczas selekcji kandydatów (np. poprzez konfrontowanie feedbacku ze zdefiniowanymi kryteriami), trafniej reagować na dane i wnioski z cotygodniowych raportów procesowych, czy też wspólne budować narzędzia, jak np. karty oceny kompetencji — wszystko to przekłada się na zmniejszenie czasu trwania samego procesu i sprzyja oszczędnościom.

• Wspólne spotkania — kontakt rekrutera na RPO z członkami zespołu rekrutacji po stronie klienta jest tak samo ważny, jak bezpośredni kontakt rekrutera na RPO z Hiring Manager_ką. Dzięki regularnym, wspólnym spotkaniom (np. cotygodniowe spotkania statusowe), rekruter_ka ma okazję poznać zespół, dowiedzieć się więcej na temat podziału ról i organizacji pracy, a dzięki temu trafniej odpowiadać na potrzeby klienta (te widoczne i te ukryte). Jest to również dobra przestrzeń na to, by lepiej zrozumieć kulturę organizacyjną danej firmy, celebrować wspólne sukcesy lub zadbać o regularną wymianę wiedzy, np. poprzez sesje kreatywne i brainstormy na temat napotkanych przez zespół blokerów w ramach prowadzonych rekrutacji. Porady rekruterów, którzy wcześniej mierzyli się z tą samą rolą, często bywają znaczącym wsparciem w szukaniu drogi do jak największej efektywności. Mając stały kontakt z zespołem rekrutacji, rekruter_ka na RPO jest też na bieżąco z różnymi komunikatami wewnętrznymi (np. potrzeby rekrutacyjne, zmiany w projekcie).

• Dostęp do ATS (lub praca na jednym, wspólnym narzędziu) - jeśli partner posiada swój wewnętrzny dział HR, który aktywnie rekrutuje (lub rekrutował w przeszłości) na role powierzone agencji w ramach RPO warto pomyśleć nad umożliwieniem rekruterom realizującym usługę dostęp do wewnętrznych narzędzi wspierających rekrutację. Dlaczego jest to ważnym elementem współpracy, który silnie wpływa na efektywność usługi? Ponieważ dostęp do wewnętrznego systemu to także dostęp do historycznych informacji, dzięki którym rekruterzy mają możliwość zaimplementowania najlepiej dopasowanej strategii rekrutacyjno-sourcingowej. Samodzielnie analizując te dane, w znacznym stopniu oszczędzamy czas pracy wewnętrznych zespołów rekrutacyjnych, które ów dane musiałyby znaleźć, opracować i nam dostarczyć, realizując to jako dodatkowe zadanie na swojej liście “to do”. Pozytywny wpływ dostępów do wewnętrznych narzędzi na etapie sourcingu jest najbardziej widoczny przy okazji potrzeby weryfikacji bazy sourcingowej. Dzięki temu rekruter_ka szybko może sprawdzić, czy dany kandydat jest/był już w procesie rekrutacji (np. czy aplikował aktywnie na ogłoszenie). Dbamy wówczas o Candidate Experience (kandydat, który jest już w procesie, lub niedawno z niego odpadł, nie dostanie od rekrutera wiadomości zachęcającej do aplikacji), ale także o tempo pracy sourcerskiej. Na dalszych etapach procesu dostęp do narzędzi i systemów rekrutacyjnych pozwala na pilnowanie i śledzenie długości poszczególnych etapów oraz o pieczę nad tym, by kandydaci otrzymywali informację zwrotną jak najszybciej po zakończonym etapie procesu, dodatkowo pozwala szybciej i sprawniej priorytetyzować i planować kolejne zadania.

A co w sytuacji, gdy u naszego klienta nie ma wdrożonych takich narzędzi? Nic straconego. Jeśli nasz klient nie korzysta wewnętrznie z rozwiązań ATS w ramach naszej usługi RPO dostarczamy możliwość pracy na naszym oprogramowaniu i to bez dodatkowych kosztów! Wówczas to my, jako Bee Talents dbamy po naszej stronie o wszelkie niezbędne narzędzia, gwarantujące efektywne zarządzanie pipelinem oraz formalności związane z RODO.

• Continous Feedback - bycie w stałym kontakcie z Hiring Managerem oraz innymi osobami zaangażowanymi w proces rekrutacyjny i bieżące przekazywanie sobie informacji zwrotnych, pozwala nam na sprawne reagowanie na pojawiające się wątpliwości i na zapobieganie powstawaniu blockerów w procesie, a co za tym idzie, i w naszej współpracy. Jeśli mimo to, natrafimy na tej drodze na jakieś przeszkody, to dzięki możliwość bieżącego badania i analizy potrzeb naszych klientów, stwarzamy sobie nawzajem możliwość niezwykle szybkiego działania w indywidualnie dopasowany do sytuacji sposób.

O co chodzi z marnowaniem pieniędzy?

Wiemy już, o co powinniśmy w pierwszej kolejności zadbać, by współpraca na RPO przynosiła największą wartość i najlepsze efekty. Co więc powoduje, że nie wykorzystujemy potencjału RPO w 100% i jak przekłada się to na finalny efekt, w którym marnujemy pieniądze?

• Brak dostępów do ATS i komunikatorów - choć nie jest czynnikiem kluczowym w doprowadzeniu do zatrudnienia kandydata i pomyślnego zamknięcia procesu, to z naszego doświadczenia widzimy, że brak dostępów do ATS i komunikatorów znacząco wpływa na obniżenie tempa pracy a w konsekwencji na wydłużenie czasu zatrudnienia i podniesienie kosztów zatrudnienia. Bez możliwości szybkiego reagowania na dane dostarczane przez ATS, budujemy długi łańcuch zależności i znacznie powiększamy grono osób niezbędnych do uzyskania potrzebnych informacji. Co więcej, gdy komunikację utrudnia nam brak dostępów do wewnętrznych narzędzi szybkiej komunikacji, w efekcie w gratisie dostajemy dodatkowe opóźnienia w podejmowaniu kluczowych dla procesu decyzji.
• Brak dostępów do danych - to jedna z przeszkód, która jest główną przyczyną rosnącej listy “to do” po obu stronach: klienta i rekrutera_ki na RPO. Podążając w myśl zasady “czas to pieniądz”, dodatkowe zadania są czynnikiem, który nie sprzyja optymalizacji kosztów. Często w wydłużający się proces (np. decyzyjny) angażowane są kolejne osoby, co powoduje, że trudno jest klientom w takiej sytuacji korzystać z samodzielności, zaangażowania, ekspertyzy, wiedzy i doświadczenia naszych rekruterów i stojących za nimi Team Leaderów. A przecież decyzja o poszukiwaniu wsparcia w ramach RPO to w dużej mierze inwestycja właśnie w te kompetencje, przynoszące dodatkową wartość biznesową np. poprzez optymalizację oraz upraszczanie procesów i zadań. Jednak aby możliwe było wprowadzanie trafnych usprawnień, najpierw konieczna jest analiza danych, często nie tylko tych dotyczących czynników, które rekruter_ka może obserwować na bieżąco, ale w przypadku ról ze stałym zapotrzebowaniem, lub procesów otwartych przed podjęciem współpracy RPO, także danych historycznych. Jeśli takie dane nie były wcześniej gromadzone przez klienta albo dostęp do nich jest niemożliwy, czy też znacząco utrudniony, to proponowane rozwiązania mogą być mniej trafne, a osiągnięcie celu będzie bardziej czasochłonne.

• Brak kontaktu z HM - to także ryzyko wpadania na dalszych etapach procesu w pułapkę błędów poznawczych, powstałych w wyniku niedookreślenia persony kandydata lub jego zakresu obowiązków. W takich sytuacjach ciężej jest pokonywać przeszkody, które wpływają na tempo i skuteczność procesu, między innymi poprzez większy odsetek odrzuconych kandydatów i wydłużenie drogi do zatrudnienia najbardziej dopasowanej do potrzeb osoby. Bezpośredni kontakt z osobami odpowiedzialnymi za rekrutację pozwala także zminimalizować ryzyko przestojów w procesie przy okazji urlopów lub dużych nieobecności osób kluczowych dla zamknięcia procesu. Wcześniejsze zaplanowanie działań, przekazanie obowiązków (np. w składaniu i negocjowaniu ofert) i niezbędnych informacji jest znaczącym usprawnieniem, które może okazać się kluczowe w momencie, gdy kandydat w tym samym czasie otrzyma inną ofertę i ma ograniczony czas na podjęcie decyzji. Kolejnym czynnikiem, który wiąże się z bieżącym kontaktem z Hiring Managerami, jest temat informacji zwrotnej udzielanej kandydatowi w trakcie procesu rekrutacji. Nieprecyzyjny feedback, długi okres oczekiwania na informację zwrotną, lub co gorsza, brak przekazania feedbacku ma ogromny wpływ na Candidate Experience, a w dalszej kolejności wizerunek firmy w tzw. marketingu szeptanym. Rekruter_ka, który_a ma okazję zbudować sprawną i bezpośrednią współpracę z Hiring Managerem ma możliwość stania na straży jakości i terminu udzielanego feedbacku a co za tym idzie pozytywnie wpływać na Employer Branding wśród kandydatów.
• Brak bieżącego feedbacku - brak bieżącego kontaktu to także brak feedbacku dotyczącego jakości naszej współpracy. Brak przestrzeni na dzielenie się nawzajem tym, co idzie dobrze, a tym, co warto usprawnić, ogranicza możliwość dopasowania usługi do indywidualnych potrzeb klientów i indywidualnych potrzeb Hiring Managerów, a to w konsekwencji nie pozwala na wykorzystanie pełnego potencjału drzemiącego w RPO. Brak feedbacku to większa przestrzeń na błędy, poświęcenia dodatkowego czasu na ich naprawę, zbędne wykonywanie kilkukrotnie poszczególnych działań w procesie, a to z kolei oznacza, że wydłużamy czas całego procesu. Feedback i przestrzeń na jego rozwinięcie pozwala na natychmiastowe dostrzeżenie aspektów wymagających zmian i niweluje  ich narastanie. To także moment, w którym rekruter_ka na RPO nie tylko klaryfikuje świadome potrzeby wynikające z procesu, ale także pomaga zauważyć te ukryte, co z kolei jest jedną z największych wartości dodanych we współpracy w modelu RPO.

Czy RPO E2E to naprawdę oszczędność?

Warto sobie uświadomić, że aspekty wymienione powyżej przerodzą się w ukryte koszty operacyjne, ponieważ w znaczącym stopniu przekładają się na wydłużony czas trwania procesów oraz niższą konwersję przedstawionych ofert na ilość zatrudnionych osób.

Na przykładzie 2 projektów RPO prowadzonych przez Bee Talents w tym samym czasie dla 2 klientów z sektora finansowego, możemy zaobserwować, że zapewnienie wszystkich wcześniej wspomnianych elementów konwertuje na aż 4-krotnie lepsze wyniki w prowadzonych projektach.

Możliwość działania na wspólnym ATS, dostępu do niezbędnych danych, stały kontakt z Hiring Managerami, którzy nie tylko dawali informację zwrotną naszym rekruterom, ale także działali na feedbacku dostarczanym przez nas, sprawiły, że udało nam się powiększyc zespół pierwszego partnera aż o 16 osób a co za tym idzie koszt zatrudnienia specjalisty jest znacząco niższy, niż w przypadku współpracy gdzie tych aspektów brakowało.  

Podsumowanie

Decydując się na współpracę z agencją rekrutacyjną w ramach modelu RPO, warto mieć na uwadze, że jego powodzenie oraz opłacalność będzie zależała w głównej mierze od podejścia klienta do tej współpracy. Wtopienie się rekrutera w wewnętrzne struktury organizacji np. poprzez uczestnictwo w spotkaniach wewnętrznych, bezpośredni kontakt z osobami decyzyjnymi i innymi członkami zespołu rekrutacji (jeśli taki istnieje), korzystanie z danych bieżących i historycznych zamieszonych w ATS oraz dostęp do pozostałych narzędzi, pozwala na skorzystanie z pełnego potencjału tej usługi. To z kolei przekłada się na szybsze efekty zarówno w zatrudnieniach, jak i w usprawnieniu procesów wewnętrznych. Dodatkowo rekruter_ka na RPO ma szansę odczuć prawdziwego ducha pracy w danej organizacji, poznać i poczuć najważniejsze dla niej wartości, a następnie przekazać je kandydatom, zwiększając efektywność ich poszukiwań.

Na początku naszego wpisu wspomniałyśmy, że RPO z Bee Talents to synonim elastyczności i nadal tę tezę podtrzymujemy. Decyzja o ostatecznym kształcie współpracy należy bowiem do naszych klientów, a my jesteśmy partnerem rekrutacyjnym, który potrafi dostosować się do każdej sytuacji i w jak największym stopniu odpowiedzieć na najpilniejsze potrzeby klienta. W codziennej pracy dzielimy się wiedzą, danymi i dobrymi praktykami korzystania z RPO. Każde RPO jest wyjątkowe i pokazuje nowe możliwości działania, jednak nasze doświadczenie pokazuje, że jest kilka punktów wspólnych, przyspieszających wspólny sukces. I choć na pierwszy rzut oka wymienione powyżej aspekty mogą wydawać się rzeczą drugorzędną, to w praktyce mają ogromny wpływ na jakość zarządzania procesem i sprawiają, że RPO jest najbardziej efektywne, a co za tym idzie - opłacalne.

Jeśli chciałabyś/chciałbyś dowiedzieć się więcej na temat projektów, które prowadzimy i/lub rozwiązań, które możemy Ci zaoferować, aby wspólnie zbudować zespół IT w Twojej organizacji. Umów się z nami na rozmowę – więcej: TUTAJ!

***

*Post powstał w ramach współautorstwa Marty Lachowicz oraz Zofii Chmielińskiej.