O pracy zdalnej w ostatnich miesiącach powiedziane zostało już prawie wszystko: jak przejść na pracę zdalną, co jest istotne, jak sobie z tym poradzić. Ale to, co mnie od początku nurtowało, to jak nasza praca zmieni się już po.
Pierwszą moją myślą, gdy okazało się, że Bee Talents zdało egzamin z przejścia na pracę Full Remote w kryzysie, było: “Czy tak już zostanie? W jakim świecie przyjdzie nam się obudzić po lockdownie?”
Intuicja za bardzo mnie nie zawiodła i zmiany przyszły bardzo szybko - dzisiaj nadal piszę ten tekst pracując z “home-office”! Dlatego chcę się z Wami podzielić naszym Case Study procesu (który cały czas trwa!) przejścia z pracy “remote friendly” do pracy “remote first”!
Jak było przed lockdownem?
W Bee Talents od zawsze mogliśmy i pracowaliśmy zdalnie, zazwyczaj był to jednak 1-2 dni w tygodniu. Sporadycznie zdarzały się sytuacje, gdy jedna osoba pracowała zdalnie dłużej (również z innego miejsca na świecie!).
Często decyzja, aby zostać w domu była trudna, np. dlatego, że: są dzisiaj spotkania, a uczestniczenie w nich z domu jest mało komfortowe lub w biurze mam swoje rzeczy i sprzęt.
Dla innych osób z kolei zostanie w domu było fantastyczną okazją do skupienia się na pracy koncepcyjnej bez dystraktorów dookoła lub zadbania o swój lepszy work-life balance.
Projektowe podejście do zmian
Proces naszych zmian nie przyszedł jednak wraz z kryzysem związanym z pandemią koronawirusa, a zaczął się wiele miesięcy wcześniej. Zmiana jest odpowiedzią na transformację kultury organizacyjnej i modelu biznesowego - powstania usługi RPO (o której możecie przeczytać więcej tutaj) oraz rozwoju zespołu w Warszawie.
Z mojej perspektywy jest to bardzo istotny aspekt, gdyż zmiana dla samej zmiany nigdy nie będzie efektywna, a nie każdy model działania firmy nadaje się do pracy zdalnej. W przypadku Bee Talents Covid-19 jedynie przyspieszył te zmiany, a nie był ich głównym źródłem.
Co jednak dał nam ostatni czas? Na pewno przekonanie się części członków zespołu sceptycznie nastawionych do home-office, że da się pracować dobrze i efektywnie “z domu”.
Kilka miesięcy temu rozpoczęliśmy #projekt_praca_zdalna w który zaangażowały się osoby z różnych działów. Pomogło to poznać szerszy obraz wyzwań i potrzeb z którymi zmagają się poszczególni członkowie zespołu. Dzięki temu, mogliśmy dostosować dotychczasowe zasady do nowych realiów.
Faza zero - czyli zdefiniowanie co już działa dobrze?
W naszym przypadku było to między innymi powszechna dostępność do narzędzi i oprogramowania oraz danych znajdujących się "w chmurze". Dodatkowo niezawodne okazywały się zawsze: dobrze opisane procesy oraz checklisty zadań. Dzięki temu niejednokrotnie uniknęliśmy nieporozumień lub zamieszania związanego z “nagłą” nieobecnością jednego z członków zespołu, kiedy przekazanie obowiązków musi odbyć się szybko i sprawnie.
Faza I - Komunikacja
Dzięki projektowi uporządkowaliśmy sposób naszej komunikacji, ale prawdziwym kamieniem milowym było zawarcie kontraktu wewnątrzfirmowego, który znalazł się w naszym Intranecie. Zapisaliśmy w nim wszystkie nasze dotychczasowe “niepisane” zasady. Oto kilka najważniejszych, którymi możemy się podzielić:
- Google Calendar - szczególnie dbamy o to, żeby nasz kalendarz był aktualny, spotkania są publiczne i każdy może sprawdzić, czym dana osoba aktualnie się zajmuje. Jest to bardzo istotne w planowaniu wspólnej pracy i transparentności.
- Slack - ustaliliśmy kanały obowiązkowe oraz te, które można obserwować, ale nie trzeba, uporządkowaliśmy nasze statusy dotyczące obecności w pracy; wprowadziliśmy zwyczaj witania się i informowania w jakich godzinach danego dnia będziemy dostępni w pracy
- Google HG, Zoom czy po prostu telefon - częściej wybieramy kontakt telefoniczny, który pozwala dużo szybciej rozwiązać daną kwestię lub odpowiedzieć na pytanie, niż dyskusja pisemna na Slacku. W zamian za to zawsze dajemy znać reszcie zespołu o podjętej podczas takiego spotkania decyzji w formie np. mailowego podsumowania do wszystkich, notatki do zespołu na Slacku - transparentność w komunikacji to podstawa!
Narzędzia
Lockdown pozwolił nam przetestować kilka nowych narzędzi i efektywniej korzystać z tych, które już używaliśmy. Co możemy polecić?
- Slack - jako narzędzie do szybkiej codziennej komunikacji - ważne jest ustalenie wspólnych zasad komunikacji!
- Zoom.us - zakochaliśmy się w możliwości nagrywania spotkań oraz opcji “gallery view”, dzięki której widzimy się z (prawie) całym zespołem równocześnie
- Google Hangouts - nie porzuciliśmy dobrego i sprawdzonego komunikatora do mniejszych spotkań
- AirTable - to nasz kanban board, w którym porządkujemy nasze projekty
- Miro - tablica do tworzenia notatek w czasie rzeczywistym (co zastępuje lub jest alternatywą dla papierowych sticky notesów podczas spotkań w biurze)
- Team Viewer - narzędzie, które pozwala przejąć zdalnie zarządzanie pulpitem drugiego komputera, bardzo pomocne przy zdalnym onboardingu pracownika.
Część naszych Pro Tipów zawarliśmy w video, w którym przedstawia je Maciej Mazurek: Efektywna praca zdalna - 6 TIPÓW.
Faza II - Co dalej?
Zdaliśmy pierwszy egzamin z przejścia na pracę zdalną w trakcie kryzysu, ale przed nami jeszcze długa droga do pełnej firmowej transformacji. Przede wszystkim dajemy sobie czas i zdajemy sobie sprawę, że zmiany to proces, a wielu rzeczy będziemy musieli się jeszcze nauczyć.
Nasze aktualne działania rozpoczęły się od określenia podstawowych obszarów i blokerów, dla których musimy znaleźć rozwiązania. Skorzystaliśmy z metody START, STOP, CONTINUE i w ten sposób zespół projektowy określił pola dalszej pracy. Możesz wykorzystać poniższą listę tematów do sprawdzenia, czy w twojej organizacji, któreś z tych pól funkcjonowania firmy wymaga lepszego zgłębienia tematu. Poniżej dzielę się tym, co będziemy na pewno kontynuować!
1. Jak dalej korzystać z przestrzeni biurowej w systemie pracy “remote first”?
To, co jest dla nas ważne, to ustalenie jasnych i transparentnych zasad opisanych w kontrakcie firmowym. Dotyczy tego, w jaki sposób korzystamy z przestrzeni wspólnych w momencie, kiedy nasza obecność w biurze będzie ograniczać się do 1-2 dni na miejscu lub gdy ktoś zdecyduje się bywać w biurze częściej.
2. Jaki jest niezbędny sprzęt do pracy w biurze?
Cały czas badamy potrzeby pracowników i zbieramy feedback, jak możemy sprawić, aby miejsce pracy było miejscem przyjemnym, a atmosfera biura sprzyjała efektywnej pracy.
3. Jak wspierać zespół w budowaniu efektywnego miejsca pracy w domu?
Jak w poprzednim punkcie - zależy nam na tym, aby każdy mógł stworzyć sobie w domu dogodne miejsce pracy, dlatego przypominamy pracownikom o tzw.“budżecie biurkowym”, dzięki któremu możemy pomóc pracownikom w zakupie niezbędnych sprzętów oraz określiliśmy, które narzędzia i akcesoria (komputer, monitor, fotel itp.) możemy wypożyczyć do użytku domowego.
4. Jak dbać o higienę pracy i work-life balance w systemie pracy zdalnej?
Już na samym początku przejścia na pełną pracę zdalną stworzyliśmy krótki poradnik “Dobre praktyki pracy zdalnej” :) Po ostatnich doświadczeniach, rozwijamy go o dodatkowe porady bazujące na naszych doświadczeniach!
5. Jak wspierać zdalną komunikację?
Jednym ze sposobów, aby każda osoba czuła się równa w trakcie dużych spotkań firmowych, jest zasada, że każdy z nas podłącza się ze swojego komputera. Spotkanie odbywa się w taki sam sposób, jak gdyby wszystkie osoby były zdalnie, pomimo tego że część osób jest w tym samym momencie w biurze. Dzięki temu osoby, które pracują w systemie “home-office”, nie czują, aby omijały je ważne informacje.
6. Jak dostosować procesy wewnętrzne do pracy zdalnej (m.in. zdalny onboarding, zdalny proces rekrutacyjny, zdalny offboarding)?
Więcej o naszych dobrych praktykach związanych z procesami wewnętrznymi możesz przeczytać w artykule:
7. Jak wspierać budowanie relacji w zespole?
Ciekawym pomysłem, który praktykujemy od jakiegoś czasu, są integracje w mniejszych zespołach - dokładnie 3-osobowych. Forma integracji? Dowolna! Możemy się spotkać na żywo lub online. Cel? W mniejszej grupie mamy większą możliwość, aby lepiej się poznać i usłyszeć jak wygląda praca innych osób np. z innego działu. Takie grupy losujemy raz na 2 miesiące, w trakcie których organizujemy spotkania.
Na zakończenie dzielimy się Wami grafiką, która bardzo dobrze obrazuje nasz proces zdalny.
Zastanawiasz się w jaki sposób usprawnić proces rekrutacyjny?
Zacznij korzystać z 6 metryk, które znajdziesz w naszym Insight Booku i świadomie optymalizuj każdą rekrutację.
