Ryzyko w czasach kryzysu

W następstwie tego kryzysu biznes czeka sporo zmian, z którymi z dnia na dzień musimy sobie poradzić. Zmiany (truizm) mogą być pozytywne jak i negatywne dla biznesowej rzeczywistości. W świecie IT i projektów nazywamy je ryzykami. Ryzyka można przewidywać, analizować, ignorować lub mitygować. Mitygacja to inaczej zarządzanie danym zagadnieniem w taki sposób, aby dojść do stanu akceptowalnego, niskiego ryzyka.

O tym właśnie będzie poniższy post. Przedstawiam kilka sposobów na mitygowanie ryzyk, które w obecnej sytuacji spotykają wielu pracodawców.

Poznaj nasze szkolenia dla rekruterów IT Rocket Hive. Teraz w 100% zdalnie!

Wprowadzenie pracy zdalnej a organizacja zadań

Wiele firm z powodu pandemii przeszło na pracę zdalną. Początkowy optymizm (wielu sądziło, że zakłócenie potrwa tydzień, może dwa) szybko ustąpił chłodnej rzeczywistości. Dziś już wiemy, że do 11 kwietnia włącznie nie będzie można się swobodnie przemieszczać poza celami bytowymi, zdrowotnymi, zawodowymi. W wielu firmach oznacza to przedłużającą się pracę zdalną i dalszą dezorganizację.

W takiej sytuacji cele i założenia, z jakimi pracował biznes muszą ulec zmianie. Wtedy warto skupić się na myśleniu krótkoterminowym i intensywnej, regularnej komunikacji, tego co jest aktualnym priorytetem. Żeby zacząć, wykonaj pięć prostych kroków poniżej:

• Ustal z zespołem, jakie macie teraz priorytety. Które z projektów/celów da się realizować bez przerwy, a które należy zawiesić? Bez których firma nie przetrwa?
• Raz w tygodniu spotkaj się z całym zespołem i zakomunikuj cele na dany tydzień.
• Stwórz mniejsze zespoły, np. po 3-5 osób (jeśli jeszcze ich nie ma, nawet jeśli członkowie zespołów mieliby mieć inne zadania) do wspólnego wspierania się w codziennych wyzwaniach i blokerach. Zespół powinien raz dziennie zdzwaniać się chociaż na 20 minut, zrobić coś na kształt daily. Czyli np. omówienie priorytetów i zadań na dany dzień i krótkie podsumowanie dnia poprzedniego. Cel takiego spotkania? Wzajemna motywacja, integracja, ale także wzajemna kontrola wykonywanej pracy.
• Zadbaj o morale i ograniczaj niepokój podczas spotkań ogólnofirmowych! Nie zatrzymuj się na omówieniu bieżących zadań, ale też poinformuj jak firma zabezpiecza się na wypadek przedłużania się sytuacji kryzysowej wynikającej z pandemii. Pracownicy mają prawo do niepokoju!
• Pamiętaj o przekazywaniu komunikacji ze spotkań w podsumowaniach mailowych np. poprzez pisemny raport lub nagranie ze spotkania - pracując zdalnie obecność na spotkaniu może być niemożliwa np. ze względu na awarię w dostawie internetu

Brak zadań na wypełnienie całego etatu

Przeciągająca się praca zdalna, zmiana organizacji pracy to także pojawiające puste przebiegi. Czyli obszary, gdzie nie mamy tyle zadań, aby wypełnić cały etat członkom zespołu. Taka sytuacja nie tylko wpływa negatywnie na efektywność pracy, ale także na morale zespołu. Ludzie czują i widzą, kiedy ich praca nie przynosi efektów, jakich by oczekiwali i wpływa to na ich zaangażowanie oraz poczucie sensu zawodowego. Boją się także, że ich stanowisko dotknie cięcie kosztów i w efekcie stracą pracę. W takiej sytuacji mamy kilka opcji:

• Skierowanie członków zespołu na zaległy urlop wypoczynkowy (zaległy z lat poprzednich, który nie został wykorzystany do 30 września) - więcej przeczytacie na stronie infor kadry
• Redukcja zakresu godzin pracy - osoby, które są zatrudnione na umowę zlecenie i rozliczane poprzez ilość godzin, które przepracują, mogą mieć ich w tym okresie mniej. To trudna sytuacja dla pracowników - wiąże się przecież z obniżką wynagrodzenia. Dlatego informuj o takiej opcji z wyprzedzeniem i z pełną transparentnością.
• Zmiana zakresu obowiązków - w związku z kryzysem część organizacji będzie musiała zredefiniować swoje produkty i usługi, lub zainwestować w zupełnie nowe obszary. Taka sytuacja będzie powodowała, że niektóre działy do tej pory pracujące na 100% swoich możliwości będa miały dużo więcej zadań, a niektóre znacznie mniej. Rozwiązaniem jest przekierowanie osób z działów mniej obłożonych pracy do obszarów, które potrzebują wsparcia.
• Żeby dobrze zarządzać taką pracą, musimy dokładnie monitorować obłożenie pracowników. Istotne jest także zweryfikowanie jakie kompetencje mamy w zespole do rozdysponowania - może okazać się, że osoby do tej pory pracujące w dziale realizacji świetnie sprawdzą się w sprzedaży ze względu na doświadczenie z poprzednich miejsc pracy. Warto przygotować plik, gdzie takie informacje zostaną umieszczone, aby móc sobie wzajemnie pomagać.
• Koszyk zadań dla wszystkich - w niemal każdej organizacji mamy zadania odkładane na później, którymi nigdy nie ma czasu się zająć lub dotyczą one obszarów na tyle dobrze funkcjonujących, że przy codziennej bieżączce nie mamy do nich głowy. Czas spowolnienia to dobra okazja, aby zająć się takimi zadaniami. Rozwiązaniem może okazać się marketplace takich tasków na ogólnodostępnym dla członków zespołu portalu czy intranecie. Każdy może wtedy wrzucać swoje propozycje na projekty wewnętrzne i poprzez selekcję czy weryfikację z managerami je realizować. Marketplace wspiera także pracę między zespołową i buduje morale.

• Rozwój kompetencji i mentoring - jeśli nie piętrzy się nad nami mnóstwo zadań, to dobry moment na zastanowienie się nad obszarami do rozwoju lub poszerzanie wiedzy. Już teraz możemy zastanowić się nad tym, jakie kompetencje warto w firmie rozwijać. Czy są umiejętności, które pomogłyby organizacji w przypadku ponownych zaburzeń? Wolne godziny można zatem poświęcić na rozwój. Oferta darmowych kursów i webinarów rozrosła się w ostatnich tygodniach niebywale. Warto zadbać, aby taka nauka miała konkretny efekt - np. w postaci stworzenia blog postów dla firmy, notatek, prezentacji czy edu-lunchu. Można także stworzyć mini zespoły projektowe wokół danych tematów, których nauka będzie miała określony cel ogólnofirmowy. Dzięki temu uzyskamy też kolejny sposób na integrację zespołu podczas pracy zdalnej.

Konieczność wprowadzenia oszczędności

Sytuacja wywołana pandemią ma wpływ nie tylko na zarządzanie zespołem, ale także na zarządzanie organizacją pod kątem biznesowym. Czasem bieżący przychód firmy jest ściśle związany z tym, co możemy zaoferować ludziom pod kątem komfortu pracy i wynagrodzeń.

W praktyce to najtrudniejszy aspekt kryzysów, gdyż może wymagać podejmowania trudnych decyzji - na przykład ograniczania benefitów, do których pracownicy zdążyli się przyzwyczaić. W tym zakresie najważniejsza jest komunikacja. Dobre przedstawienie decyzji, ich powodów i konsekwencji to nie tylko podstawa dalszej współpracy, ale też test dla organizacji, czy potrafi radzić sobie w trudnej sytuacji. Czy firma i zarząd staną na wysokości zadania? Jest parę rzeczy, które możesz zrobić:

• Przede wszystkim, musisz informować zespół - na bieżąco, regularnie o wszystkich zmianach, planach i pomysłach. Szczere spotkanie, gdzie wyjaśnimy sytuację firmową, opowiemy o tym, jaki jako pracodawca mamy plan A, B i C pozwoli na uspokojenie emocji i zachowanie poczucia bezpieczeństwa w niepewnych czasach. Dodatkowo, jeśli zmiany wprowadzimy po starannym poinformowaniu wszystkich interesariuszy, będą one lepiej odbierane i nie wpłyną tak mocno na efektywność pracy.
• Redukcja benefitów - wielu przedsiębiorców, chcąc umilić miejsce pracy członkom zespołu, organizuje owocowe środy, wspólne śniadania czy zapewnia dostęp do obszernej biblioteczki. Są to bardzo pozytywne aspekty, które budują atmosferę, ale jednak traktujemy je jako benefity. Z założenia benefit to pewien dodatek, z którego korzystamy z własnej woli. Dlatego oszczędności można zacząć od ewaluacji i redukcji tych benefitów, z których korzysta najmniejsza liczba osób lub które w tym momencie nie są możliwe do wykorzystania np. karty multisport, prenumeraty czasopism, lekcje języka obcego.
• Odroczenie płatności - jeśli redukcja całkowita danego benefitu nie wchodzi w grę można prosić o odroczenie płatności lub rozłożenie jej na raty. Podobnie postąpić możemy w przypadku dostawców, wynajmu biura czy podatków. Tutaj i tutaj znajdziecie więcej informacji.
• Zmiany w systemie premiowym - często wynagrodzenie, które oferują organizacje jest dwuskładnikowe zawiera podstawę i premię. Jeśli już teraz wiemy, że wyniki finansowe organizacji nie są tak pozytywne jak zakładaliśmy, warto dokonać odpowiednich kalkulacji i poinformować o tym zespół. Bardzo często zarządom i managerom wydaje się, że dla wszystkich sytuacja kryzysu jest oczywista, a premia jest i była traktowana jako uznaniowa. Percepcja członków zespołu bywa zupełnie odmienna. Nie każdy ma świadomość, jak bardzo kilku tygodniowy zastój w sprzedaży produktów może mieć wpływ na sytuację ekonomiczną przedsiębiorstwa. Im szybciej poinformujemy zespół o możliwości zmniejszenia się premii lub jej całkowitym zawieszeniu ze względu na warunki finansowe tym mniejsze będzie rozczarowanie po stronie ludzi. Warto przygotować prostą kalkulację, która będzie obrazowała jak zmienią się wynagrodzenia w stosunku do prognoz, dzięki temu zespół będzie mógł przewidzieć na co może liczyć i jak powinien zarządzać swoim domowym budżetem. Warto tu dodać, że systematyczna transparentność i edukacja bardzo tu pomagają - zespół stopniowo będzie coraz lepiej rozumieć poszczególne aspekty działania organizacji.

• Zmniejszenie wynagrodzeń - rozwiązanie ostateczne i dla wielu organizacji wręcz niewyobrażalne. Decyzja o zmniejszeniu wynagrodzeń spowodowana sytuacją finansową firmy, to jedna z trudniejszych sytuacji, jakie mogą się przydarzyć managerowi. Jednak biorąc pod uwagę obecną sytuację ekonomiczną i to, że jej skutki mogą się rozciągnąć w czasie, scenariusz, w którym będzie trzeba obciąć koszty na wynagrodzeniach nie jest ani trochę nierealny.

Jak poradzić sobie w takiej sytuacji? Przede wszystkim warto taki scenariusz rozważyć już dziś i sprawdzić, jak wpłynąłby na sytuację finansową. Jeśli już go rozważamy - dobrze jest starać się zachować zasady maksymalnej sprawiedliwości, czyli wziąć pod uwagę obniżenie całości wynagrodzeń dla wszystkich niezależnie od poziomu stanowisk czy ról. Ważne jest także dokonanie osobnej analizy skutków takiej decyzji czyli zwiększonej rotacji. Więcej informacji o zmniejszeniu wynagrodzenia przy UoP znajdziecie tutaj.

Jednym z przekleństw, jakim wymieniają się niesprzyjający sobie obywatele Chin jest “obyś żył w ciekawych czasach”. Przed nami trudne, ciekawe czasy. To jedyny pewnik.

Zasady biznesowego darwinizmu - kto przetrwa, a kto nie - są podobne do tych, które rządzą światem natury. To zwyczajnie nieprawda, że ewolucja premiuje najsilniejszych. W kryzysie i w zmianie wygrywają ci, którzy najszybciej złapią w żagle wiatr z nowego kierunku. Wygrywają zwinni. Dostosowani.

Dlatego musisz szybko uświadomić sobie, jakie jest nowe środowisko ryzyka w kryzysie. Jak mogę je zmitygować? Które są dla mnie najgroźniejsze? Jak komunikować zespołowi samo ryzyko, a jak akcje, które podejmujemy w związku z nim? No i na koniec, dlaczego ta komunikacja jest tak ważna? Radzimy sobie z tą burzą wszyscy razem, jako zespół. Na końcu będzie się liczyło czy przetrwaliśmy oraz czy mamy z kim budować nową przyszłość.

P.S. Niefortunnie się zdarzyło, że najprawdopodobniej sytuacja unormuje się w okolicach czerwca, kiedy to będą rozpoczynały się dla wielu wakacje. Dlatego już teraz warto zastanowić się nad rozplanowaniem urlopów wakacyjnych.

Poznaj nasze szkolenia dla rekruterów IT Rocket Hive. Teraz w 100% zdalnie!