Zespół R&D w rekrutacji IT – case study

Zespół R&D w rekrutacji
Karolina Sokołowska
Karolina Sokołowska
Projekt Napoleon, czyli nasz wewnętrzny projekt, w ramach którego z naszego zespołu rekrutacyjnego wydzieliliśmy mniejszy, 3-osobowy zespół badawczo-rozwojowy (R&D). Jego zadaniem było znalezienie uniwersalnego sposobu szybkiego zamykania rekrutacji nie tylko w Polsce, ale też za granicą.

Wstęp

W momencie podjęcia decyzji o rozpoczęciu projektu Napoleon zdecydowana większość naszych klientów to były firmy z siedzibami w Polsce. Chcąc się rozwijać jako firma zaczęliśmy sondować możliwość rekrutowania dla organizacji zagranicznych. 

Naszym głównym celem było znalezienie skutecznego sposobu na szybkie zamykanie rekrutacji zagranicznych, aby lepiej je monetyzować. W pierwszej kolejności na rynku francuskim (stąd nazwa), ale później także w innych krajach świata. 

Dodatkowo chcieliśmy także zweryfikować czy nasz wypracowany i skuteczny na polskim rynku proces rekrutacji jest w istocie optymalny.

Faza 1: Tworzenie odpowiednich warunków do testowanie

Wydzielenie zespołu projektowego

Zdecydowaliśmy, że możemy wyznaczyć do teamu trzy osoby, które będą zwolnione z przestrzegania procedur, wypracowanych w procesach dla klientów w Polsce.

Do tej pory każdy z nas prowadził 6 projektów i zawsze było tak, że kilka osób oprócz klientów polskich prowadziło również rekrutacje zagraniczne. Specyfika takich projektów była jednak inna od tych prowadzonych na polskim rynku –  rekrutacje zagraniczne miały przede wszystkim mniejszą dynamikę.

Wyznaczenie flow pracy 

Nasza trójka została niejako oddzielona od reszty zespołu i zwolniona z przestrzegania dotychczasowego procesu. Została nam ograniczona liczba projektów per rekruter – z 6 do 3. Dawało to przestrzeń na testowanie nowych rozwiązań oraz poczucie, że nawet jeżeli zmarnujemy trochę czasu, nie ucierpią na tym nasi klienci, bo możemy równolegle stosować stare sprawdzone metody.

Wnioski

  • Jeżeli chcesz odkryć coś nowego, postaraj się na chwilę zapomnieć o tym, co już wiesz
  • Nie oczekuj nowych wyników, jeżeli nie zmieniasz swoich działań
  • R&D to inwestycja o podwyższonym ryzyku, musisz być gotowy na przegrane bitwy (czyli mieć oszczędności na pokrycie strat)

Faza 2: Wyznaczenie celów i rozpoczęcie projektu

Kick-off meeting

Podczas pierwszego spotkania zespołu zdefiniowaliśmy:

  • nasze cele długoterminowe oraz pośrednie,
  • założenia projektu,
  • plan działania na najbliższe dni.

Ponieważ w Bee Talents pracujemy na OKRach, w cyklach kwartalnych, pracę zaczęliśmy od wyznaczenia celu na najbliższe trzy miesiące (Objective) oraz zdefiniowania sposobu mierzenia rezultatów (Key results). Nie narzucaliśmy sobie celów mocno szczegółowych, dotyczących metod testowania lub liczby hipotez. Skupiliśmy się natomiast na wynikach, które dawały nam swobodę i nie ograniczały możliwości testowania – np. liczba zatrudnień.

Start Projektu Napoleon

W pierwszym etapie naszej pracy zabezpieczyliśmy sobie dobre warunki pracy:

  • przekazanie polskich projektów pozostałym rekruterom w Bee Talents
  • przejęcie wszystkich projektów zagranicznych
  • usystematyzowanie testów – zdefiniowanie założeń testowanych i sprawdzonych, zapisywanie wniosków

W wyznaczaniu naszych celów popełniliśmy sporo błędów, które zrozumieliśmy po czasie. Okazało się, że wyznaczając cel zakładaliśmy z góry słuszność pewnych hipotez.

Dopiero w trzecim (ostatnim) kwartale trwania projektu podeszliśmy do sprawy testowania tak, jak powinniśmy – mieliśmy cel związany z wynikiem pracy (zatrudnienia) oraz cel związany z naszym testowaniem definiujący ile i czego chcemy przetestować.

Wnioski

  • Wyznacz cel i nie spuszczaj go z oczu
  • Cel główny oraz cele pośrednie opisz wg. reguły SMART, np. przy pomocy OKRów,
  • Pamiętaj, że jeśli testujesz, masz większy wpływ na to co zrobisz i ile zrobisz, niż na to jaki osiągniesz rezultat. Twoim celem jest testowanie!

Faza 3. Hipotezy

Hipoteza to taki pomysł do sprawdzenia, dlatego sprawa jest prosta – żeby coś testować, trzeba wyjść z założenia że nowo podjęte działanie przyniesie pozytywny skutek. 

Testowanie hipotez odbywało się w fazach – pomysł >> testowanie >> analiza >>

Przykłady hipotez, nad którymi pracowaliśmy:

  1. Zyskamy najwięcej kandydatów, wysyłając inmaile.
  2. Zyskamy najwięcej kandydatów wysyłając zaproszenia do kontaktów na Linkedin.
  3. Zyskamy najwięcej kandydatów wysyłając maile na adresy prywatne.
  4. Zyskamy najwięcej kandydatów, komunikując się poprzez Angellist.
  5. Zyskamy najwięcej kandydatów, komunikując się poprzez Angellist / Viadeo / Xing i inne portale społecznościowe.
  6. Zyskamy najwięcej kandydatów, pisząc tytuł wiadomości w języku ojczystym kandydata.

Założenia:

  • testowanie do trzech hipotez w jednym momencie

Wnioski:

  • Nazywaj pomysły, które chcesz sprawdzić i działaj tak, jakby miały się okazać skuteczne.

Faza 4 – Ciągłe inspiracje

W procesie testowania stawialiśmy na kreatywność, ale nie warto na nowo odkrywać Ameryki. Staraliśmy się czerpać inspirację z blogów, vlogów i podcastów, wprowadzając do naszej pracy metody polecane przez innych rekruterów.

Przez cały czas trwania projektu, towarzyszyły nam:

  • research pod kątem tworzenia scenariuszów testowych,
  • definiowanie hipotez (tutaj inspiracją i dużą dawką motywacji okazał się wyjazd na SoruceCon w Amsterdamie)

Wnioski

  • Aby wymyślać kolejne możliwości warto inspirować się pracą innych osób,
  • Wyobraźnię skutecznie pobudzają spotkania i konferencje

Faza 5. Flow pracy nad projektami

Organizacja pracy przy Projekcie Napoleon nie było łatwa, a wiele rozwiązań okazało się być nieskutecznymi. Finalnie zdecydowaliśmy się na spotkania update’owe na koniec każdego tygodnia, które w planie miały:

  • omawianie sytuacji w każdym z projektów
  • omawianie testowanych hipotez
  • monitorowanie stanu pipeline’ów aby wiedzieć który projekt w danym momencie wymaga najwięcej uwagi i wsparcia 
  • planowanie Team Sourcingów na kolejny tydzień
  • umawianie się jakiego typu wiadomości zamierzamy wysyłać w nadchodzącym Team Sourcingu

W pracy wspomagaliśmy się również różnymi formami notowania postępów:

  • Tablica w Trello – pomagała nam być na bieżąco z hipotezami
  • Excel – tabela do obliczania response rate w zależności od typu wysłanej wiadomości.

Zastanawiasz się w jaki sposób usprawnić proces rekrutacyjny?

Zacznij korzystać z 6 metryk, które znajdziesz w naszym Insight Booku i świadomie optymalizuj każdą rekrutację.

Zastanawiasz się w jaki sposób usprawnić proces rekrutacyjny?

Zacznij korzystać z 6 metryk, które znajdziesz w naszym Insight Booku i świadomie optymalizuj każdą rekrutację.

Karolina Sokołowska

Karolina Sokołowska

Karolina Sokołowska

Karolina Sokołowska

Udostępnij post

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin